Shyfter Checklists - Gebruikersgids
ℹ️ Beschikbaarheid: de Checklists-functie is alleen inbegrepen in Pro-abonnementen. Om uw abonnement te upgraden, neemt u contact op met onze commerciële dienst.
Wat is een Checklist?
Een Checklist is een lijst met taken die tijdens een shift moeten worden uitgevoerd. U maakt herbruikbare checklist-sjablonen (bijvoorbeeld "Opening", "Sluiting", "Schoonmaak"), koppelt ze aan de betrokken shifts, en uw medewerkers vullen ze in via de mobiele app tijdens hun dienst.
In één oogopslag weet u wat er is gedaan, door wie en wanneer.
Voorbeelden van gebruik:
- Openings- en sluitingstaken van een verkooppunt
- Hygiëne- en veiligheidscontroles (HACCP, temperaturen, enz.)
- Controles van materiaal of voorraad
- Interne procedures die bij elke dienst gevolgd moeten worden
Overzicht van het traject
- Configureer een checklist-sjabloon (eenmalig)
- Koppel de checklist aan een shift
- De medewerker vult de checklist in via de mobiele app
- U volgt de uitvoering op via de rapporten
Stap 1 - Een checklist-sjabloon configureren
Ga naar Instellingen → Uurrooster → Checklists.
Daar vindt u de lijst met uw bestaande sjablonen. Klik op Nieuw om er een aan te maken.
De sjablooninformatie invullen
- Naam (verplicht): de titel van het sjabloon, overal zichtbaar (bv. "Opening").
- Beschrijving (optioneel): een korte uitleg over het gebruik van het sjabloon.
Taken toevoegen
Klik op Taak toevoegen voor elk te controleren element. Voor elke taak bepaalt u:
- Het label van de taak (bv. "Vlaggen buitenzetten")
- Het verwachte antwoordtype (zie hieronder)
- Verplicht: indien geactiveerd, moet de medewerker deze taak voltooien (zie de mobiele stap)
Beschikbare taaktypes
Type | Wat de medewerker ziet | Te gebruiken voor… |
|---|---|---|
Selectievakje | Een vakje om aan te vinken zodra de taak klaar is | Een eenvoudige actie om te bevestigen ("Vlaggen buitenzetten") |
Ja / Nee | Twee knoppen: Ja of Nee | Een duidelijke ja/nee-vraag ("Is de koelkast schoon?") |
Nummer | Een numeriek veld (met optionele min/max) | Een meting of een hoeveelheid ("Temperatuur van de koelkast") |
Tekst | Een vrij tekstveld (optionele max. lengte) | Een opmerking of een notitie |
Foto | De mogelijkheid om een foto te nemen/toe te voegen | Een visueel bewijs ("Foto van de opgeruimde bar") |
💡 Voor taken van het type Nummer kunt u een minimum- en maximumwaarde instellen.
Voor het type Tekst kunt u de lengte van het bericht beperken.
Herschikken, bewerken of verwijderen
- Herschikken: versleep de taken met het handvat links van elke taak om de weergavevolgorde te bepalen.
- Een taak verwijderen: klik op het rode pictogram rechts van de taak (er wordt om bevestiging gevraagd).
- Klik op Opslaan om het sjabloon te bewaren.
Een bestaand sjabloon bewerken of verwijderen
Vanuit de lijst met sjablonen:
- Bewerken: opent het sjabloon om het te wijzigen.
- Verwijderen: verwijdert het sjabloon (er wordt om bevestiging gevraagd).
Stap 2 - Een checklist aan een shift koppelen
Bij het aanmaken of bewerken van een shift kunt u er een checklist aan koppelen.
- Open de shift in het rooster.
- Selecteer in de sectie Checklist het gewenste sjabloon uit de lijst.
Zodra het sjabloon is geselecteerd, worden de taken automatisch overgenomen voor die shift.
💡 De checklist is een kopie van het sjabloon op het moment dat u ze koppelt: het sjabloon later wijzigen heeft geen invloed op reeds geplande shifts.
Stap 3 - De checklist van een shift aanpassen
U kunt de checklist voor deze specifieke shift aanpassen, zonder het oorspronkelijke sjabloon te wijzigen.
- Klik na het selecteren van een sjabloon op Bewerken (of "Items bewerken").
- Voeg taken toe, verwijder of wijzig ze zoals in de configuratiestap.
- Bevestig.
Zo kunt u bijvoorbeeld een uitzonderlijke taak toevoegen voor een bepaalde dag.
Stap 4 - Aan de kant van de medewerker: de mobiele app
Wanneer een medewerker op een shift zit waaraan een checklist is gekoppeld, verschijnt die in de mobiele app.
Taken voltooien
Afhankelijk van het taaktype zal de medewerker:
- Selectievakje: het vakje aanvinken zodra de taak klaar is.
- Ja / Nee: op Ja of Nee tikken (hij kan opnieuw tikken om de selectie ongedaan te maken).
- Nummer: een waarde invoeren (er verschijnt een bericht als ze buiten de ingestelde grenzen valt).
- Tekst: een opmerking invoeren.
- Foto: een foto nemen of er een kiezen uit de galerij.
Verplichte taken en het inkloppen
Taken die als verplicht zijn gemarkeerd, worden aangeduid met een sterretje (*). Zolang ze niet voltooid zijn, wordt de medewerker uitgenodigd om ze af te ronden.
De voortgang wordt automatisch opgeslagen: de medewerker kan de checklist geleidelijk tijdens zijn dienst voltooien.
Stap 5 - De uitvoering opvolgen (Rapporten)
Ga naar Rapporten → Checklists om de status van de checklists van uw teams op te volgen.
Daar vindt u een tabel met, voor elke checklist:
- Gebruiker: de betrokken medewerker
- Shift: de datum en de uren
- Sectie (indien van toepassing): de sectie/zone van de shift
- Sjabloon: het gebruikte checklist-sjabloon
- Status: In afwachting, Bezig of Voltooid
- Voortgang: het aantal voltooide taken (bv. 2/2)
Filteren
U kunt filteren op periode, op status en op medewerker om snel een checklist terug te vinden.
Het detail raadplegen
Klik op een rij om het detail te openen: u ziet elke taak, het gegeven antwoord (waarde, tekst, foto…) en wat eventueel onvolledig is gebleven.
Veelgestelde vragen
Kan ik hetzelfde sjabloon op meerdere shifts hergebruiken?
Ja. Een sjabloon is ontworpen om zo vaak als nodig te worden hergebruikt.
Als ik een sjabloon wijzig, veranderen reeds geplande shifts dan?
Nee. Elke shift behoudt de versie van de checklist van het moment waarop ze werd gekoppeld.
Kan een medewerker zijn antwoorden wijzigen?
(Placeholder: vermeld het gedrag afhankelijk van uw configuratie.)
Wie kan checklist-sjablonen aanmaken en beheren?
Het beheer van sjablonen gebeurt vanuit de Instellingen, beschikbaar voor profielen met beheerrechten. (Placeholder: vermeld de betrokken rollen.)
Hulp nodig? Neem contact op met ons supportteam via de app of via het Shyfter-helpcentrum.
Bijgewerkt op: 02/06/2026
Dankuwel!