Comment créer des règles RH spéciales pour l’export des prestations vers mon secrétariat social ?
Shyfter vous propose de créer vos propres règles et de pouvoir les intégrer dans le fichier de prestations.
Rendez-vous dans les paramètres de votre compte ⚙️ → RH → Règles RH et cliquez sur "Ajouter une règle".
Après avoir cliqué sur le bouton "Ajouter une règle", un bandeau apparaît sur la droite de votre écran :
Plusieurs champs sont à définir :
Sélectionnez le code de prestation qui sera repris dans les fiches de prestations, ce code est celui du SSA (SecSoc)
Exemple : Le 0124 qui est le code les heures de nuit
La règle s’applique-t-elle sur les heures planifiées, sur les heures pointées ou sur les deux types ? En fonction, choisissez une des options suivantes :
Planifié : Heures reprises dans les shifts au planning
Pointé : Heures reprises dans les pointages
Toutes les prestations, la règle s’applique tant aux heures planifiées que pointées
Il faut définir ici quels statuts seront impactés par la règle. Dans la liste déroulante, vous retrouvez les profils de statuts définis dans vos paramètres.
Si la règle s’applique à tous les types de travailleurs, choisissez [Tous les statuts].
La règle peut s’appliquer à plusieurs statuts différents. Dans ce cas, effectuez une multi-sélection. Dans l’exemple ci-dessous sont repris les employés et les étudiants :
Définissez ici la tranche horaire pour laquelle s’applique la règle en question. Dans l’exemple ci dessous, on choisit d’appliquer la règle entre minuit et 5.00 du matin :
Si vous désirez appliquer la règle sans condition d’heure, il faut obligatoirement mettre l’heure de début à 00.00 et l’heure de fin à 24.00
Par défaut, la règle s’appliquera à tous les jours de la semaine. Si vous désirez que cette règle ne s’applique pas le week-end par exemple, veillez à supprimer les samedis et dimanches, en cliquant sur la croix comme ci dessous :
Par défaut, cette option n’est pas activée. Si vous désirez créer une règle sur base du régime de temps de travail, il vous faudra d’abord définir, pour chacun de vos utilisateur, s’ils sont en temps plein ou temps partiel. Cette information doit être renseignée dans les données contractuelles de l’utilisateur ou lors de la création de son contrat via Shyfter.
Régime temps de travail dans les données contractuelles :
Ou à la création d’un contrat :
Cette option permet de définir une règle par rapport aux heures contractuelles. Vous pouvez définir que la règle s’applique si le nombre d’heures de prestation est inférieur [En dessous] ou supérieur [Au dessus] aux heures contractuelles.
Exemple : Si je désire mettre en place une règle de flexibilité, je peux définir une règle qui applique un code pour les prestations inférieures aux heures renseignées dans mon contrat et une autre règle qui applique un code différent pour les heures supérieures à celles renseignées mon contrat.
Il vous faut enfin définir quel sera l’affichage de la règle. Trois options possibles :
Ajoute un nouveau code
_”Ajouter un code” signifie que les heures prestées restent intactes et que les heures interprétées par la règle seront ajoutées dans la fiche de prestations._
_Exemple : Antoine a presté de 20.00 à 2.00 du matin. Si ma règle dit que les heures de nuit entre 00.00 et 5.00 doivent être ajoutées, la fiche de prestation d’Antoine se présentera d’une ligne de 6.00 prestées et d’une deuxième ligne de 2.00 de nuit. Le code ajouté apparaît en bleu pour signifier que ces heures ne sont pas reprises dans le total de la semaine :_
Remplace le code de base
_”Remplace un code base” signifie que les heures prestées ne seront pas envoyées dans un code de prestation normal mais bien celui définit dans la règle._
_Exemple : Antoine a presté 6h un dimanche. Si la règle dit que les heures prestées le dimanche doivent figurer sous un autre code dans la fiche de prestation, je choisis [Remplace le code de base]. Dans l’image ci-dessous, Antoine preste 6h le samedi et 6h le dimanche. Les heures du samedi, non-soumises à une règle, sont dans le code presté standard. Les heures du dimanche sont dans le code stipulé par la règle :_
Déduire du code de base
_”Déduire un code” signifie que les heures prestées seront diminuées des heures interprétées par la règle dans la fiche de prestations._
_Exemple : Antoine a presté de 20.00 à 2.00 du matin. Si ma règle dit que les heures de nuit entre 00.00 et 5.00 doivent être déduites, la fiche de prestation d’Antoine présentera d’une ligne de 4.00 prestées et d’une deuxième ligne de 2.00 de nuit :_
Certaines propriétés peuvent être appliquées à une règle :
Jour férié Si cette case est cochée, la règle ne s’appliquera que lors d’un jour férié connu dans Shyfter :
Shift sur 2 jours (chevauchement) Si la case est cochée, cette règle s’appliquera si la prestation est effectuée sur deux jours.
_Exemple d’application de cette option : les heures de nuit se comptent entre 20.00 et 06.00 du matin pour autant que ma prestation dépasse minuit._
Arrêter après cette règle
Si la case est cochée, cette règle sera la dernière interprétée et les règles suivantes ne seront pas prises en compte.
*
Heures de nuit déduites :
Heures de jours fériés doublées :
Grande flexibilité appliquée aux Manager et Shiftleader (deux règles combinées nécessaires) :
Prestations du dimanche pour les extras déclarées dans un autre code de prestation et qui stoppe les autres règles :
Comment ça fonctionne ?
Rendez-vous dans les paramètres de votre compte ⚙️ → RH → Règles RH et cliquez sur "Ajouter une règle".
Ajouter une règle
Après avoir cliqué sur le bouton "Ajouter une règle", un bandeau apparaît sur la droite de votre écran :
Définissez les champs de la règle
Plusieurs champs sont à définir :
Code
Sélectionnez le code de prestation qui sera repris dans les fiches de prestations, ce code est celui du SSA (SecSoc)
Exemple : Le 0124 qui est le code les heures de nuit
Type de prestation
La règle s’applique-t-elle sur les heures planifiées, sur les heures pointées ou sur les deux types ? En fonction, choisissez une des options suivantes :
Planifié : Heures reprises dans les shifts au planning
Pointé : Heures reprises dans les pointages
Toutes les prestations, la règle s’applique tant aux heures planifiées que pointées
Statuts d’utilisateur
Il faut définir ici quels statuts seront impactés par la règle. Dans la liste déroulante, vous retrouvez les profils de statuts définis dans vos paramètres.
Si la règle s’applique à tous les types de travailleurs, choisissez [Tous les statuts].
La règle peut s’appliquer à plusieurs statuts différents. Dans ce cas, effectuez une multi-sélection. Dans l’exemple ci-dessous sont repris les employés et les étudiants :
Heure de début et Heure de fin
Définissez ici la tranche horaire pour laquelle s’applique la règle en question. Dans l’exemple ci dessous, on choisit d’appliquer la règle entre minuit et 5.00 du matin :
Si vous désirez appliquer la règle sans condition d’heure, il faut obligatoirement mettre l’heure de début à 00.00 et l’heure de fin à 24.00
Jour(s)
Par défaut, la règle s’appliquera à tous les jours de la semaine. Si vous désirez que cette règle ne s’applique pas le week-end par exemple, veillez à supprimer les samedis et dimanches, en cliquant sur la croix comme ci dessous :
Régime temps de travail : (optionnel)
Par défaut, cette option n’est pas activée. Si vous désirez créer une règle sur base du régime de temps de travail, il vous faudra d’abord définir, pour chacun de vos utilisateur, s’ils sont en temps plein ou temps partiel. Cette information doit être renseignée dans les données contractuelles de l’utilisateur ou lors de la création de son contrat via Shyfter.
Régime temps de travail dans les données contractuelles :
Ou à la création d’un contrat :
Appliquer le code "si le nombre total d'heures est"
Cette option permet de définir une règle par rapport aux heures contractuelles. Vous pouvez définir que la règle s’applique si le nombre d’heures de prestation est inférieur [En dessous] ou supérieur [Au dessus] aux heures contractuelles.
Exemple : Si je désire mettre en place une règle de flexibilité, je peux définir une règle qui applique un code pour les prestations inférieures aux heures renseignées dans mon contrat et une autre règle qui applique un code différent pour les heures supérieures à celles renseignées mon contrat.
Affichage de la règle
Il vous faut enfin définir quel sera l’affichage de la règle. Trois options possibles :
Ajoute un nouveau code
_”Ajouter un code” signifie que les heures prestées restent intactes et que les heures interprétées par la règle seront ajoutées dans la fiche de prestations._
_Exemple : Antoine a presté de 20.00 à 2.00 du matin. Si ma règle dit que les heures de nuit entre 00.00 et 5.00 doivent être ajoutées, la fiche de prestation d’Antoine se présentera d’une ligne de 6.00 prestées et d’une deuxième ligne de 2.00 de nuit. Le code ajouté apparaît en bleu pour signifier que ces heures ne sont pas reprises dans le total de la semaine :_
Remplace le code de base
_”Remplace un code base” signifie que les heures prestées ne seront pas envoyées dans un code de prestation normal mais bien celui définit dans la règle._
_Exemple : Antoine a presté 6h un dimanche. Si la règle dit que les heures prestées le dimanche doivent figurer sous un autre code dans la fiche de prestation, je choisis [Remplace le code de base]. Dans l’image ci-dessous, Antoine preste 6h le samedi et 6h le dimanche. Les heures du samedi, non-soumises à une règle, sont dans le code presté standard. Les heures du dimanche sont dans le code stipulé par la règle :_
Déduire du code de base
_”Déduire un code” signifie que les heures prestées seront diminuées des heures interprétées par la règle dans la fiche de prestations._
_Exemple : Antoine a presté de 20.00 à 2.00 du matin. Si ma règle dit que les heures de nuit entre 00.00 et 5.00 doivent être déduites, la fiche de prestation d’Antoine présentera d’une ligne de 4.00 prestées et d’une deuxième ligne de 2.00 de nuit :_
Propriétés de la règle
Certaines propriétés peuvent être appliquées à une règle :
Jour férié Si cette case est cochée, la règle ne s’appliquera que lors d’un jour férié connu dans Shyfter :
Shift sur 2 jours (chevauchement) Si la case est cochée, cette règle s’appliquera si la prestation est effectuée sur deux jours.
_Exemple d’application de cette option : les heures de nuit se comptent entre 20.00 et 06.00 du matin pour autant que ma prestation dépasse minuit._
Arrêter après cette règle
Si la case est cochée, cette règle sera la dernière interprétée et les règles suivantes ne seront pas prises en compte.
*
Quelques exemples de règles :
Heures de nuit déduites :
Heures de jours fériés doublées :
Grande flexibilité appliquée aux Manager et Shiftleader (deux règles combinées nécessaires) :
Prestations du dimanche pour les extras déclarées dans un autre code de prestation et qui stoppe les autres règles :
Mis à jour le : 24/06/2024
Merci !