Comment partager vos documents personnalisés avec vos utilisateurs ?

Nous sommes ravis de vous présenter une nouvelle fonctionnalité conçue pour simplifier la circulation des informations et des documents au sein de votre entreprise : le partage de documents entre collaborateurs.

Cette fonctionnalité permet aux administrateurs de partager facilement des documents spécifiques (contrats, fiches d'informations, notes, etc.) avec des utilisateurs individuels. Les collaborateurs peuvent ensuite y accéder directement depuis leur application mobile, garantissant que chacun dispose des documents essentiels.

Comment partager un document avec un collaborateur ?

Le partage est géré individuellement depuis la fiche de chaque collaborateur par les administrateurs et responsables RH :

1. Accédez à l'onglet Équipe (en haut de la plateforme web).
2. Dans la liste des Utilisateurs, choisissez le collaborateur avec lequel vous souhaitez partager le document (par exemple, Marc Bastin, comme dans la capture d'écran).
3. Une fois sur la fiche de l'utilisateur, naviguez vers l'onglet Documents (situé dans la barre de navigation du profil utilisateur).
4. Sélectionnez le sous-onglet Personnalisé.
5. Repérez le document dans la liste (par exemple, Contrat de Travail.docx) et cliquez sur Partager dans la colonne "Actions" pour lui donner accès au document.

Voici un aperçu de l'interface de gestion de documents sur une fiche utilisateur :

• Une fois que vous avez cliqué sur Partager, le statut du document passe à Partagé et le bouton d'action se change en Arrêter le partage, vous permettant de révoquer l'accès à tout moment.

Où les collaborateurs peuvent-ils consulter leurs documents partagés ?

Vos collaborateurs peuvent accéder aux documents qui leur ont été spécifiquement partagés via l'application mobile. L'accès est simple et intuitif :

1. Ouvrez l'application mobile.
2. Rendez-vous dans l'onglet Plus.
3. Sélectionnez l'option Autres documents.

Une liste des documents mis à leur disposition apparaîtra, avec la date de partage :

En cliquant sur le document (représenté ici par le fichier Contrat de Travail.docx), le collaborateur peut le visualiser.

Pourquoi utiliser le partage de documents ?

Cette nouvelle fonctionnalité apporte plusieurs avantages cruciaux à la gestion administrative de votre personnel :

• Sécurité et confidentialité : Les documents sont partagés de manière individuelle, garantissant que seuls les collaborateurs concernés y ont accès.
• Accessibilité simplifiée : Les employés peuvent retrouver et consulter leurs documents importants (contrat, règlement intérieur, notes personnelles) directement depuis leur mobile.
• Gains d'efficacité : Le partage de documents se fait rapidement depuis la fiche de l'utilisateur, optimisant le travail des équipes RH et administratives.

✅ Conclusion

Le Partage de documents est un outil précieux pour moderniser et sécuriser l'accès aux informations au sein de votre entreprise. Il renforce la collaboration et l'autonomie des travailleurs tout en maintenant un contrôle strict sur la distribution des documents confidentiels.

Mis à jour le : 28/11/2025