Guides des compteurs d'absences, congés, heures supplémentaires et de récupération

Table des matières

1. Qu'est-ce que le système de compteurs ?
2. Les différents types de données
3. Comment sont calculées les heures supplémentaires ?
4. Les congés et absences
5. Quand les données sont-elles mises à jour ?
6. Paramètres à configurer
7. Questions fréquentes

Qu'est-ce que le système de compteurs ?

Le système de compteurs de Shyfter suit automatiquement le temps de travail de vos employés. Il calcule :

• Les heures planifiées : Les heures que vous avez planifiées pour vos employés
• Les heures réellement travaillées : Les heures que vos employés ont pointées
• Les heures contractuelles : Les heures que chaque employé doit travailler selon son contrat
• Les heures supplémentaires : La différence entre les heures travaillées et les heures contractuelles
• Les congés et absences : Les jours de congés pris par vos employés

Toutes ces données sont calculées automatiquement et mises à jour en temps réel.

Les différents types de données

Les heures planifiées

Les heures planifiées correspondent aux shifts que vous avez créés et approuvés dans le planning. Elles incluent :

• Les shifts futurs (jusqu'à la fin de l'année suivante)
• Les pauses non payées sont automatiquement déduites

Les heures réellement travaillées (pointées)

Les heures pointées correspondent aux clockings effectués par vos employés. Elles incluent :

• Les clockings terminés (avec heure d'arrivée et de départ)
• Les pauses non payées sont automatiquement déduites
• Les données sont disponibles jusqu'à hier (pas aujourd'hui, car la journée n'est pas terminée)

Les heures contractuelles

Les heures contractuelles représentent le nombre d'heures qu'un employé doit travailler selon son contrat. Le système peut utiliser plusieurs sources pour déterminer ces heures :

1. Modèles de planning : Si vous utilisez des modèles de planning récurrents, ces heures sont prises en priorité
2. Contrats : Les contrats définis dans le système
3. Paramètres HR : Les paramètres définis dans le profil HR de l'employé (heures par semaine, jours travaillés)

Important : Chaque employé peut avoir une source préférée configurée dans son profil. Si aucune source n'est spécifiée, le système choisit automatiquement la meilleure source disponible.

Les heures supplémentaires (H.Supp)

Les heures supplémentaires sont calculées automatiquement comme la différence entre les heures travaillées et les heures contractuelles. Le calcul dépend de plusieurs paramètres (voir section suivante).

Comment sont calculées les heures supplémentaires ?

Le système utilise trois règles principales pour calculer les heures supplémentaires :

Règle 1 : Employé avec contrat défini

Si un employé a des heures contractuelles définies (par exemple, 38h/semaine) :

Calcul : Heures travaillées - Heures contractuelles

Exemple :

• Heures contractuelles : 38h
• Heures travaillées : 40h
• Heures supplémentaires : 40h - 38h = +2h

Note : En mode "Planning", on compare les heures planifiées. En mode "Pointage", on compare les heures réellement pointées.

Règle 2 : Employé sans contrat, avec comparaison planning/pointage

Si un employé n'a pas d'heures contractuelles définies, mais que vous avez activé l'option "Comparer planning et pointage" dans les paramètres du département :

Calcul : Heures pointées - Heures planifiées

Exemple :

• Shift planifié : 8h
• Clocking réel : 9h
• Heures supplémentaires : 9h - 8h = +1h

Important : Cette règle ne fonctionne que s'il y a à la fois un shift planifié ET un clocking pour le même jour. Si seul le clocking existe, les heures supplémentaires seront à 0.

Règle 3 : Employé sans contrat, sans comparaison

Si un employé n'a pas d'heures contractuelles définies et que l'option "Comparer planning et pointage" n'est pas activée :

Résultat : Aucune heure supplémentaire n'est calculée (0h)

Cas particulier : Absences avec récupération

Certains types d'absences (comme les jours de récupération) déduisent automatiquement les heures planifiées complètes des heures supplémentaires, même si l'employé n'a pas travaillé ce jour-là.

Exemple :

• Employé avec 8h d'heures supplémentaires
• Prise d'un jour de récupération (8h planifiées)
• Nouvelles heures supplémentaires : 8h - 8h = 0h

Calcul cumulatif (Total H.Supp)

Le total des heures supplémentaires est calculé de manière cumulative semaine par semaine. Si vous effectuez un "reset" manuel (ajustement à 0h), ce reset devient la nouvelle base de calcul pour les semaines suivantes.

Exemple :

• Semaine 1 : +5h → Total = 5h
• Semaine 2 : +3h → Total = 8h
• Semaine 3 : Reset manuel à 0h → Total = 0h
• Semaine 4 : +2h → Total = 2h (et non 10h)

Les congés et absences

Types d'absences

Le système distingue deux catégories d'absences :

1. Congés : Les absences qui sont dans un "compteur de congés" (congés payés, RTT, etc.)
2. Absences : Les autres absences (maladie, formation, etc.)

Ces deux catégories sont calculées et affichées séparément dans les statistiques.

Période de calcul des congés

Par défaut, les congés sont calculés sur une année civile (1er janvier au 31 décembre). Cependant, vous pouvez personnaliser le mois de réinitialisation dans les paramètres du département.

Exemple : Si vous configurez le mois de réinitialisation à "Avril", la période annuelle sera du 1er avril au 31 mars de l'année suivante.

Mapping avec le profil HR

Le système associe automatiquement les types d'absences aux compteurs définis dans le profil HR de chaque employé :

• Congés légaux → Compteur "Congés légaux"
• Jours extra-légaux → Compteur "Jours extra-légaux"
• RTT → Compteur "RTT"
• etc.

Ces associations sont configurées automatiquement selon le pays de votre entreprise.

Quand les données sont-elles mises à jour ?

Mise à jour automatique

Les compteurs sont recalculés automatiquement dans les cas suivants :

1. Création ou modification d'un shift : Les heures planifiées sont mises à jour immédiatement
2. Création ou modification d'un clocking : Les heures pointées sont mises à jour immédiatement
3. Modification des paramètres HR d'un employé :

• Changement du nombre d'heures par semaine
• Changement du nombre de jours travaillés par semaine
• Changement du régime de travail (temps plein, temps partiel, flexible)
• Changement de la source préférée pour les heures contractuelles

4. Modification des paramètres du département :

• Changement du mois de réinitialisation des congés
• Activation/désactivation de la comparaison planning/pointage

Recalcul nocturne : Chaque nuit, tous les compteurs sont automatiquement recalculés pour garantir des données 100% à jour. Cela permet de s'assurer que toutes les données sont synchronisées et cohérentes, même après des modifications en masse ou des corrections.

Mise à jour manuelle

Rafraîchissement en temps réel : Dans la page des compteurs (Profils → Compteur), vous pouvez forcer un rafraîchissement en temps réel pour un employé spécifique. Ce rafraîchissement recalcule immédiatement tous les compteurs de l'employé et met à jour l'affichage.

Si vous constatez que les données ne sont pas à jour après le rafraîchissement, vous pouvez demander à votre administrateur système de forcer un recalcul complet. Cela peut prendre quelques minutes selon le nombre d'employés concernés.

Paramètres à configurer

Paramètres du département (Settings)

Ces paramètres s'appliquent à tous les employés du département.

Mois de réinitialisation des congés et absences

Où le trouver : Settings → RH → Paramètres → Mois de réinitialisation des compteurs d'absences

Valeur : Un nombre entre 1 (janvier) et 12 (décembre)

Défaut : 1 (janvier)

Impact : Définit le début de la période annuelle pour le calcul des congés. Par exemple, si vous choisissez "4" (avril), la période annuelle ira du 1er avril au 31 mars.

Quand le modifier : Si votre entreprise a une année de congés qui ne commence pas en janvier.

Comparer planning et pointage (pour les heures supplémentaires)

Où le trouver : Settings → RH → Paramètres → Calcul des heures supplémentaires et de récupération : Planifié vs Pointé

Valeur : Activé ou Désactivé

Défaut : Désactivé

Impact : Si activé, pour les employés sans contrat défini, les heures supplémentaires sont calculées comme la différence entre les heures pointées et les heures planifiées.

Quand l'activer :

• Pour les employés sans contrat défini
• Pour suivre les écarts entre ce qui était planifié et ce qui a été réellement travaillé

Unité d'affichage (Heures ou Jours)

Où le trouver : Settings → Général → Unité d'affichage

Valeur : "Heures" ou "Jours"

Défaut : "Heures"

Impact : Change l'affichage des compteurs entre heures (ex: 38.5h) et jours (ex: 5.07j).

Paramètres du profil utilisateur

Ces paramètres sont spécifiques à chaque employé.

Nombre d'heures par semaine

Où le trouver : Profil utilisateur → HR → Heures par semaine

Valeur : Un nombre décimal (ex: 38.0, 20.0)

Impact : Utilisé pour calculer les heures contractuelles si la source choisie est "Paramètres HR".

Exemple : Si vous définissez 38h/semaine, l'employé aura 7.6h par jour (38h ÷ 5 jours).

Nombre de jours travaillés par semaine

Où le trouver : Profil utilisateur → HR → Jours par semaine

Valeur : Un nombre entre 1 et 7

Impact : Détermine quels jours de la semaine ont des heures contractuelles. Seuls les premiers jours de la semaine (en commençant par le lundi) auront des heures.

Exemple :

• Jours par semaine : 2
• Heures par semaine : 20h
• Résultat : Lundi = 10h, Mardi = 10h, Mercredi-Dimanche = 0h

Important : Cette restriction ne s'applique pas si vous utilisez des modèles de planning comme source des heures contractuelles.

Régime de travail

Où le trouver : Profil utilisateur → HR → Régime

Valeurs possibles :

• Temps plein (FULL) : Contrat à temps plein
• Temps partiel (PART) : Contrat à temps partiel
• Flexible (FLEX) : Régime flexible (pas d'heures contractuelles définies)

Impact :

• Pour le régime "Flexible", aucune heure contractuelle n'est définie. Les heures supplémentaires sont calculées différemment (voir section "Heures supplémentaires").

Source préférée pour les heures contractuelles

Où le trouver : Profil utilisateur → Données contractuelles → Base de calcul des heures journalières

Valeurs possibles :

• Modèles de planning : Utilise uniquement les modèles de planning récurrents
• Contrats : Utilise uniquement les contrats définis
• Paramètres HR : Utilise uniquement les paramètres HR (heures/jours par semaine)
• Automatique : Le système choisit la meilleure source disponible en cascade en commençant par les modèles de planning, puis contrats, puis paramètres HR.

Défaut : Automatique

Impact : Détermine quelle source est utilisée en priorité pour calculer les heures contractuelles de l'employé.

Quand le modifier : Si vous voulez forcer l'utilisation d'une source spécifique plutôt que la détection automatique.

Questions fréquentes

Pourquoi les heures supplémentaires sont-elles à 0 alors que mon employé a travaillé plus que prévu ?

Plusieurs raisons possibles :

1. Pas d'heures contractuelles définies : Vérifiez que l'employé a bien des heures contractuelles configurées (via modèles de planning, contrats, ou paramètres HR).

2. Option "Comparer planning et pointage" désactivée : Si l'employé n'a pas de contrat défini, cette option doit être activée dans les paramètres du département.

3. Régime "Flexible" : Pour les employés en régime flexible, les heures supplémentaires sont calculées différemment. Vérifiez le régime dans le profil HR.

4. Pas de shift planifié ET de clocking : Si l'option "Comparer planning et pointage" est activée, il faut à la fois un shift planifié ET un clocking pour le même jour.

Pourquoi les heures contractuelles ne sont-elles pas les mêmes tous les jours ?

Cela dépend de la source utilisée :

• Modèles de planning : Les heures varient selon ce qui est défini dans les modèles (certains jours peuvent avoir plus d'heures que d'autres).
• Paramètres HR avec restriction de jours : Si vous avez défini "2 jours par semaine", seuls le lundi et le mardi auront des heures, les autres jours seront à 0h.
• Contrats : Les heures peuvent varier selon les jours définis dans le contrat.

Les données ne sont pas à jour, que faire ?

1. Attendre quelques minutes : Les mises à jour automatiques peuvent prendre quelques minutes.

2. Vérifier les modifications récentes : Assurez-vous que les shifts ou clockings ont bien été sauvegardés.

3. Contacter le support : Si après plusieurs minutes les données ne sont toujours pas à jour, contactez votre administrateur système qui pourra forcer un recalcul.

Pourquoi le total des heures supplémentaires ne correspond pas à la somme des semaines ?

Le total est calculé de manière cumulative, pas comme une simple somme. Si un reset manuel a été effectué à un moment donné, ce reset devient la nouvelle base de calcul.

Exemple :

• Semaine 1 : +5h
• Semaine 2 : +3h → Total = 8h
• Semaine 3 : Reset à 0h → Total = 0h
• Semaine 4 : +2h → Total = 2h (et non 10h)

Comment interpréter les congés et absences ?

• Congés : Les absences qui sont dans un compteur de congés (congés payés, RTT, etc.). Ces congés sont déduits des compteurs annuels.
• Absences : Les autres absences (maladie, formation, etc.). Ces absences ne sont pas déduites des compteurs de congés.

Les deux catégories sont affichées séparément dans les statistiques pour une meilleure visibilité.

La période de congés ne correspond pas à l'année civile, pourquoi ?

Le mois de réinitialisation des congés peut être personnalisé dans les paramètres du département. Si vous avez configuré un mois différent de janvier (par exemple, avril), la période annuelle ira du 1er avril au 31 mars.

Exemple : Si le mois de réinitialisation est "Avril" :

• Période actuelle : 1er avril 2024 → 31 mars 2025
• Période précédente : 1er avril 2023 → 31 mars 2024

Comment savoir quelle source est utilisée pour les heures contractuelles ?

Dans le profil HR de l'employé, vous pouvez voir et modifier la "Source des heures contractuelles". Si elle est sur "Automatique", le système choisit la meilleure source disponible dans cet ordre :

1. Modèles de planning (priorité)
2. Contrats
3. Paramètres HR

Que se passe-t-il si je change un paramètre HR ou département ?

Les compteurs sont automatiquement recalculés pour tous les employés concernés. Cela peut prendre quelques minutes selon le nombre d'employés.

Paramètres qui déclenchent un recalcul :

• Heures par semaine
• Jours par semaine
• Régime de travail
• Source des heures contractuelles
• Mois de réinitialisation des congés
• Comparaison planning/pointage

Résumé des points clés

Heures contractuelles

• Déterminées par la source choisie (modèles de planning, contrats, ou paramètres HR)
• Peuvent varier selon les jours si vous utilisez des modèles de planning ou des restrictions de jours
• Toujours à 0 pour les employés en régime "Flexible"

Heures supplémentaires

• Calculées automatiquement selon trois règles principales
• Dépendent des heures contractuelles et des paramètres du département
• Cumulatives semaine par semaine, avec prise en compte des resets manuels

Congés

• Calculés sur une période annuelle personnalisable
• Distinction entre "Congés" (compteurs) et "Absences" (autres)
• Mapping automatique avec les compteurs du profil HR

Mise à jour

• Automatique lors des modifications de shifts, clockings, ou paramètres
• Peut prendre quelques minutes selon le volume de données
• Recalcul manuel possible par l'administrateur système si nécessaire

Support

Pour toute question ou problème concernant les compteurs :

1. Consulter ce guide : La plupart des questions courantes sont couvertes dans les sections ci-dessus.
2. Vérifier les paramètres : Assurez-vous que les paramètres du département et du profil utilisateur sont correctement configurés.
3. Contacter le support : Si le problème persiste, contactez votre administrateur système ou le support Shyfter avec :

• Le nom de l'employé concerné
• Le département
• Les dates concernées
• Une description détaillée du problème

Mis à jour le : 09/01/2026