Smart Planner : la planification intelligente par IA
Le Smart Planner est un assistant de planification propulsé par l'intelligence artificielle. Il analyse l'historique de votre établissement, les habitudes de vos employés, les contraintes légales et vos préférences pour générer automatiquement un planning optimisé en quelques minutes.
Fini les heures passées à construire manuellement votre planning semaine après semaine : le Smart Planner s'en charge pour vous.
Pourquoi utiliser le Smart Planner ?
- Gain de temps : générez un planning complet en quelques minutes au lieu de plusieurs heures
- Respect automatique des contraintes légales : repos minimum de 11h, maximum 6 jours consécutifs, heures hebdomadaires
- Planification basée sur vos habitudes : l'IA apprend de votre historique pour reproduire les patterns qui fonctionnent
- Prise en compte des compétences et sections : chaque employé est placé là où il travaille habituellement, avec les bonnes compétences
- Optimisation des coûts : option pour minimiser les coûts tout en maintenant la couverture requise
- Équité entre employés : répartition équitable des shifts, y compris les créneaux difficiles (soirs, week-ends)
Comment activer le Smart Planner
Étape 1 : Activer la fonctionnalité dans les paramètres
- Allez dans Paramètres > Horaires > Smart Planner
- Activez le toggle "Activer le Smart Planner"
- Configurez les paramètres selon vos besoins (voir section Paramètres ci-dessous)
- Cliquez sur Enregistrer
Page de paramètres du Smart Planner — Paramètres généraux avec le toggle d'activation, le prompt par défaut et l'historique analysé
Étape 2 : Lancer une génération
- Rendez-vous sur la page Planning (Horaires > Gérer)
- Sélectionnez le département souhaité
- Naviguez vers la semaine que vous souhaitez planifier
- Cliquez sur le bouton "Générer avec l'IA" dans la barre d'outils (en haut à droite)
Le bouton "Générer avec l'IA" apparaît en haut à droite de votre planning hebdomadaire
Le processus de génération
Lorsque vous lancez une génération, un panneau s'ouvre sur le côté droit de l'écran. L'IA travaille en 8 étapes successives, chacune affichée en temps réel :
Le panneau "Planning Intelligent" montre la progression des 8 étapes avec les statistiques en direct. Les shifts apparaissent en temps réel dans le planning à gauche.
Les 8 étapes
Étape | Description |
|---|---|
1. Historique | Analyse vos plannings passés pour identifier les tendances |
2. Tendances | Identifie les préférences récurrentes de chaque employé (jours, horaires, sections) |
3. Prévisions | Prévoit les besoins en personnel selon le chiffre d'affaires et les tendances |
4. Disponibilités | Vérifie les congés, absences et indisponibilités de chaque employé |
5. Contraintes légales | S'assure du respect des règles : 11h de repos, 6 jours max consécutifs, heures max/semaine |
6. Budget | Optimise les coûts si l'option est activée dans les paramètres |
7. Compatibilité | Vérifie les affinités d'équipe si l'option est activée |
8. Shifts | Crée les shifts dans votre planning |
Chaque étape affiche un indicateur de progression :
- Cercle gris : en attente
- Cercle violet avec animation : en cours
- Cercle vert avec coche : terminé (avec la durée d'exécution, ex: "0.7s")
Statistiques en direct
Pendant la génération, des statistiques s'affichent en temps réel en bas du panneau :
- Shifts générés : nombre de shifts créés sur le total estimé (ex: "68 / ~104")
- Employés planifiés : nombre d'employés placés sur le total disponible (ex: "23 / 23")
Les shifts apparaissent directement dans le planning au fur et à mesure de leur création — vous pouvez voir le planning se remplir en temps réel !
Résultat de la génération
Une fois les 8 étapes terminées, le panneau affiche "Planning généré avec succès !" avec un résumé complet :
104 shifts générés pour 21 employés en moins d'une minute — le planning est complet avec les sections (Cuisine, Nettoyage, Commercial, etc.) et les pauses correctement assignées
Résumé
Le panneau de finalisation affiche :
- Shifts générés : le nombre total de shifts créés
- Employés planifiés : le nombre d'employés qui ont reçu des shifts
Score de santé
Un score sur 100 indique la qualité globale du planning généré :
- 80-100 (vert) : excellent, le planning respecte toutes les contraintes
- 60-79 (orange) : bon, avec quelques points d'attention
- 0-59 (rouge) : des alertes importantes nécessitent votre attention
Alertes
Si des problèmes sont détectés, ils sont affichés sous forme d'alertes :
- Alertes rouges : violations importantes (dépassement d'heures, repos insuffisant)
- Alertes bleues : informations (employé pas disponible, shift libre créé)
Points positifs
Les bonnes nouvelles sont aussi mises en avant :
- "Couverture à 100%"
- "Coût sous le budget"
- "Toutes les contraintes légales respectées"
Cliquez sur "OK, génération terminée" pour valider et fermer le panneau.
Reconnaître les shifts générés par l'IA
Les shifts créés par le Smart Planner sont identifiables par leur bordure en pointillés verts dans le planning. De plus, un petit badge violet IA (✦) apparaît sur chaque shift généré.
Ce badge vous permet de distinguer rapidement les shifts générés par l'IA de ceux créés manuellement.
Le badge disparaît automatiquement lorsque vous modifiez le shift manuellement, indiquant que vous avez pris la main sur ce créneau.
Paramètres du Smart Planner
Accessible via Paramètres > Horaires > Smart Planner, la page de configuration est divisée en trois sections.
Paramètres généraux
Paramètre | Description |
|---|---|
Activer le Smart Planner | Active ou désactive la fonctionnalité pour ce département |
Prompt par défaut | Instruction personnalisée pour guider l'IA (ex: "Crée moi le planning idéal pour cette semaine. Base-toi sur mes habitudes.") |
Générer un prompt suggéré | L'IA analyse votre historique et vos paramètres pour vous proposer un prompt adapté |
Historique analysé (mois) | Nombre de mois d'historique analysés pour détecter les habitudes (1 à 24 mois, défaut : 3) |
Modules & données
Ces options contrôlent quelles données l'IA utilise pour générer le planning :
Paramètre | Description | Prérequis |
|---|---|---|
Utiliser les sections | Prendre en compte les sections lors de la génération (place les employés dans leurs sections habituelles) | Sections activées dans le département |
Utiliser les compétences | Prendre en compte les compétences des employés lors de la génération | Compétences activées dans le département |
Compétences strictes | N'assigner que les collaborateurs qui possèdent toutes les compétences requises | Compétences activées |
Affinité entre les personnes | Prendre en compte les affinités entre collaborateurs pour favoriser les bonnes combinaisons |
|
Répartition équitable | Répartir les shifts de manière équitable entre les collaborateurs |
|
Optimiser les coûts | Privilégier les options les moins coûteuses lors de la génération |
|
Rotation équitable (turnover) | Alterner les horaires contraignants (soirs, week-ends) entre les collaborateurs |
|
Apprendre des corrections | Tenir compte des modifications manuelles passées pour améliorer les futures propositions |
|
Les sections "Modules & Données" et "Contraintes & Règles" apparaissent lorsque le Smart Planner est activé
Contraintes & règles
Paramètre | Description | Défaut |
|---|---|---|
Respecter les contraintes légales | Appliquer les règles légales (repos min. 11h, max. 6 jours consécutifs, limite hebdomadaire) | Activé |
Respecter les heures/semaine du profil | Limiter les heures générées au maximum contractuel de chaque employé | Activé |
Vérifier les disponibilités | Exclure les employés en congé, absence ou indisponibilité | Activé |
Utiliser les horaires contractuels en fallback | En cas de données insuffisantes, se baser sur les modèles d'horaires contractuels | Désactivé |
Uniquement créer des shifts libres | Génère uniquement des shifts libres (non attribués). L'IA analyse l'historique (horaires, skills, sections) mais ne les assigne à personne | Désactivé |
Astuces et bonnes pratiques
Avant de lancer une génération
- Assurez-vous que les congés et absences sont à jour dans le système
- Vérifiez que les contrats de vos employés sont correctement configurés (heures/semaine)
- Si vous utilisez les sections, vérifiez que les employés y sont bien assignés
Après la génération
- Relisez les alertes : elles signalent les situations qui méritent votre attention
- Ajustez manuellement si nécessaire : le Smart Planner est un assistant, pas un remplaçant
- Les modifications manuelles retirent le badge IA du shift concerné
Pour de meilleurs résultats
- Utilisez au moins 3 mois d'historique pour des prédictions fiables
- Activez les compétences strictes si certains postes nécessitent des qualifications spécifiques
- Activez la répartition équitable pour éviter de toujours planifier les mêmes employés sur les mêmes créneaux
- Rédigez un prompt personnalisé pour affiner les résultats (ex: "Évite de planifier Marie le mercredi", "Privilégie les CDI pour le week-end")
Questions fréquentes
Combien de temps dure une génération ?
Entre 30 secondes et quelques minutes selon la taille de votre équipe et la complexité de vos contraintes. Vous pouvez continuer à utiliser Shyfter pendant la génération.
Les shifts générés sont-ils immédiats ?
Oui, les shifts apparaissent directement dans votre planning dès qu'ils sont créés. Ils ne sont cependant pas encore approuvés : vous pouvez les modifier, supprimer ou approuver comme n'importe quel shift.
Puis-je annuler une génération en cours ?
Oui, cliquez sur "Arrêter la génération" en bas du panneau. Les shifts déjà créés resteront dans le planning et pourront être supprimés manuellement.
Le Smart Planner remplace-t-il le planificateur ?
Non, c'est un outil d'aide à la décision. Il génère une proposition basée sur vos données et vos contraintes. C'est toujours à vous de valider, ajuster et approuver le planning final.
Comment l'IA apprend-elle de mes corrections ?
Si l'option "Apprendre des corrections" est activée, l'IA analyse les modifications que vous apportez aux shifts générés (changements d'horaires, réassignations) pour affiner ses prochaines suggestions.
Le Smart Planner fonctionne-t-il pour tous les départements ?
Oui, les paramètres sont configurables par département. Vous pouvez avoir des configurations différentes selon vos besoins (ex: un restaurant peut activer la météo et le CA, tandis qu'un bureau ne les utilisera pas).
Mis à jour le : 26/03/2026
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