Smart Analytics: stuur uw activiteit aan met de data van Shyfter

Beschikbaarheid: Smart Analytics is enkel inbegrepen in het Pro-pack. Bevindt u zich op een ander pack en wilt u het activeren, neem dan contact op met ons team via de chat.

Smart Analytics is de beslissingsmodule van Shyfter. Hij zet de gegevens die al in uw account aanwezig zijn (shifts, prikkingen, contracten, verkoop, activiteit van de mobiele app) om in heldere dashboards die u helpen uw activiteit dagelijks aan te sturen: kosten beheersen, productiviteit opvolgen, de kwaliteit van uw planning valideren, het personeelsverloop in het oog houden.

Deze module is alleen-lezen: er wordt geen enkel gegeven aangemaakt of gewijzigd vanuit Smart Analytics. Hij aggregeert wat al in uw account aanwezig is en toont het in de vorm van widgets, grafieken en tabellen.

Voor wie is Smart Analytics bedoeld

Het menu Smart Analytics is zichtbaar voor gebruikers met een beheerdersrol op minstens één departement, en enkel op accounts met een Pro-pack.

Concreet:

• Super-beheerders zien de gegevens van alle accounts waartoe ze toegang hebben.
• Beheerders zien enkel de accounts en departementen waarop ze als beheerder zijn aangeduid.
• Een werknemer zonder beheerdersrol ziet het menu Smart Analytics niet.

Om een teamlid toegang te geven tot Smart Analytics, kent u hem of haar een beheerdersrol toe via Instellingen, Team, Rollen.

De interface in een oogopslag

Het zijmenu

Aan de linkerkant kunt u via tien items navigeren tussen de verschillende dashboards. Sommige zijn categorieën die zich uitklappen (Werktijd, Omzet), de andere zijn rechtstreekse tabbladen.

1. Werktijd (categorie): vergelijking gepland, geprikt en overuren.
2. Omzet (categorie): vergelijking voorspelde en werkelijke verkoop.
3. Personeelskosten: uren en loonkost per team.
4. Loonkostenmix: verdeling van de kost per contracttype.
5. Productiviteit: omzet afgezet tegen uren en loonkost.
6. Naleving van de planning: stabiliteit van de planning (wijzigingen, ruilen, swaps).
7. Planningsverrichtingen: volume van shifts, updates, schrappingen, open shifts.
8. Prikverrichtingen: volume van prikkingen en manuele correcties.
9. Prikstatistieken: duur van de prikkingen, afwijking ten opzichte van de shift, gebruikte tool.
10. HR: personeelsbestand, aanwervingen, vertrekken, anciënniteit, contracten.

De filters bovenaan de pagina

Dezelfde vijf filters verschijnen op elk tabblad, boven de inhoud.

De periode laat u een datumbereik kiezen. Standaard is de lopende maand geselecteerd.

De groepering bepaalt het detailniveau van de getoonde gegevens: Dag, Week, Maand of Jaar.

Het account is nuttig als u meerdere accounts beheert (bijvoorbeeld een winkelketen). U kunt er een of meerdere selecteren.

Het departement laat u filteren op een of meerdere departementen waartoe u toegang hebt.

De sectie is een optionele filter om de analyse nog verder te verfijnen.

Goed om te weten: uw filters blijven behouden wanneer u van tabblad verandert. Filtert u op "Restaurant Brussel centrum, februari 2026, week per week", dan blijft die instelling actief wanneer u van HR naar Productiviteit gaat.

De KPI-widgets

Elke widget toont de titel van de meting (bijvoorbeeld "Geplande uren"), de totale waarde over de periode (bijvoorbeeld "1.247 u") en de evolutie ten opzichte van de vorige periode (van dezelfde lengte, net ervoor), in percentage en met een visuele indicator: groene pijl omhoog bij stijging, rode pijl omlaag bij daling.

Een helpbubbel (icoon "i") legt nauwkeurig uit hoe het cijfer wordt berekend.

Klikken op een widget schakelt de hoofdgrafiek om naar die meting. Bijvoorbeeld op het tabblad Productiviteit toont een klik op de widget "Productiviteit" de evolutie van de productiviteitsindex in de tijd.

De knop Refresh

Rechtsboven dwingt een "vernieuwen"-icoon een herberekening af. Smart Analytics bewaart een kopie in cache om snel te blijven (de cache wordt elke nacht om 2 uur automatisch vernieuwd). Gebruik deze knop wanneer u net gegevens hebt gecorrigeerd (bijvoorbeeld een manuele prikking) en het resultaat onmiddellijk wilt zien.

Werktijd: gepland versus geprikt

Dit tabblad vergelijkt wat gepland werd met wat werkelijk werd gepresteerd. Het is bij uitstek het operationele dashboard.

De belangrijkste widgets tonen:

• De geplande uren: totaal voorzien in de planning.
• De geprikte uren: totaal effectief gepresteerd op basis van afgesloten prikkingen.
• De overuren: verschil tussen beide (positief bij overaanwezigheid, negatief bij onderaanwezigheid).
• De arbeid (€): totale loonkost van de prikkingen.

De tabel voegt het verschil in uren en procenten toe, de arbeidskost in euro en procenten, evenals het detail van de overuren.

Veelgestelde vragen

Mijn cijfers komen niet exact overeen met die op de pagina Uren. Dat is normaal onder de 1%. Smart Analytics gebruikt een berekening in quasi real time met licht andere afrondingsmethodes. De pagina Uren blijft de referentie voor loon- en juridische zaken.

Waarom verschijnt een prikking niet in Smart Analytics? Om mee te tellen, moet een prikking afgesloten zijn (met een einduur). Prikkingen die nog open staan, worden niet meegerekend.

Omzet: voorspelling versus werkelijke verkoop

Dit tabblad laat u nagaan of uw omzetvoorspellingen realistisch zijn en grote afwijkingen detecteren tussen wat voorzien was en wat werkelijk binnenkwam in de kassa.

De gegevens komen uit de "Day comments" van het Dashboard (manueel ingegeven werkelijke omzet) of uit een kassakoppeling zoals Lightspeed, als u die hebt aangesloten. De voorspellingen komen uit wat u vooraf bij de planning hebt ingevoerd.

De widgets tonen de werkelijke omzet, de voorspelde omzet, het totale verschil in euro en het verschil in procenten.

Veelgestelde vragen

Mijn werkelijke omzet staat op nul, is dat normaal? Om de werkelijke omzet te zien, moet u ofwel dagelijks uw omzet invoeren in het Dashboard, ofwel een actieve kassakoppeling hebben (Lightspeed en andere). Zonder ingegeven gegevens blijft de werkelijke omzet op nul.

Waar vind ik mijn kassakoppelingen? In Instellingen, dan Integraties.

Personeelskosten

Dit tabblad geeft u een overzicht van uw loonmassa en uw gemiddelde uurkost.

De widgets tonen de geplande uren, de geprikte uren, de totale loonkost en het gemiddelde uurloon.

De tabel voegt de uren verschil, de werkelijke uren en de gemiddelde loonkost toe.

Goed om te weten

De getoonde loonkost is de bruto aangegeven loonkost, niet de volledige werkgeverskost (RSZ, patronale lasten). De volledige werkgeverskost wordt in een volgende versie toegevoegd.

Loonkostenmix

Dit tabblad toont hoe uw loonmassa verdeeld is over uw verschillende categorieën van werknemers: vaste contracten, tijdelijke contracten, studenten, flexi, interim, enzovoort. Het beantwoordt de vraag "welk contracttype kost mij verhoudingsgewijs het meest?".

De widgets tonen de globale mix, de totale kost, de meest aanwezige categorie (duurste werknemerstype) en het aantal gebruikte categorieën.

De tabel detailleert één lijn per werknemerstype, met de kost en het percentage van het totaal.

Veelgestelde vraag

Waarom zie ik de categorie "Andere"? Werknemers zonder gedefinieerd werknemerstype in hun fiche komen automatisch in "Andere" terecht. Vul het werknemerstype aan in de HR-fiche van elke betrokken medewerker om dit te verhelpen.

Productiviteit

Dit tabblad meet uw operationele efficiëntie. Het berekent twee belangrijke ratio's: de omzet per gewerkt uur en het gewicht van de loonkost in de omzet.

De widgets tonen de omzet, de uren, de loonkost, de loonmassaratio (kost gedeeld door omzet) en de productiviteitsindex (omzet gedeeld door uren).

Hoe deze cijfers lezen

Een lage loonmassaratio is een goed teken: uw loonkost weegt weinig op uw omzet.

Een hoge productiviteitsindex is eveneens positief: elk gewerkt uur genereert veel omzet.

Veelgestelde vraag

Mijn productiviteit staat op nul. Om de productiviteit te berekenen, moet de werkelijke omzet ingegeven zijn (zie het tabblad Omzet hierboven). Zonder verkoopgegevens kan de ratio niet vastgesteld worden.

Naleving van de planning

Dit tabblad controleert of uw planning stabiel is en u die niet op het laatste moment aanpast. Het is een belangrijke kwaliteits-KPI voor de tevredenheid van uw teams.

De widgets tonen het totale aantal shifts, het precisiepercentage (aandeel shifts dat niet werd gewijzigd na de eerste goedkeuring), het aantal wijzigingsverzoeken en het aantal swaps.

De tabel voegt de gemiddelde wijzigingstermijn (in uren) toe, evenals de updates uitgevoerd minder dan 24u en minder dan 48u voor de start van de shift.

Hoe deze cijfers lezen

Een precisie boven 90% wijst op een stabiele planning: wat werd gepubliceerd, komt grotendeels overeen met wat werd gepresteerd.

Veel wijzigingen binnen de 24u is een alarmsignaal: uw planning is weinig betrouwbaar en uw werknemers worden regelmatig verrast.

Planningsverrichtingen

Dit tabblad meet de volumematige activiteit van uw planning: hoeveel shifts u aanmaakt, wijzigt, verwijdert, hoeveel open shifts u publiceert en hoeveel er ingevuld worden.

De widgets tonen het totale shiftvolume, de geplande uren, de doeluren en de overboeking (verschil tussen gepland en doel).

De tabel detailleert ook:

• Het aantal updates, schrappingen en het gemiddelde aantal wijzigingen per shift.
• Het verschil tussen geplande uren en doeluren.
• De gepubliceerde, ingevulde en niet-ingevulde open shifts.
• De gemiddelde invultijd: tijd tussen de publicatie van een open shift en het moment waarop een werknemer hem aanvaardt.

Veelgestelde vragen

Wat is een open shift? Een tijdslot dat gepubliceerd wordt zonder naam van werknemer en dat leden van uw team kunnen claimen via de mobiele app Shyfter Staff of via Shyfter Web.

Waarom is mijn invultijd zo lang? Hoe korter de tijd, hoe reactiever uw team. Boven de 48u is dat meestal een teken dat de interne communicatie of de mobiele notificaties niet goed werken. Controleer of uw werknemers de app hebben geïnstalleerd en de notificaties hebben geactiveerd.

Prikverrichtingen

Dit tabblad meet het volume en de kwaliteit van uw prikkingen: hoeveel manuele correcties, hoeveel vrije prikkingen (zonder gekoppelde shift).

De widgets tonen het totale aantal prikkingen, de manuele updates, het aantal vrije prikkingen en hun aandeel in het totaal.

Hoe deze cijfers lezen

Een hoog percentage vrije prikkingen betekent ofwel dat uw team vergeet te prikken op hun shifts (en een manager achteraf corrigeert), ofwel dat uw organisatie veel werkt met niet-geplande shifts.

Een hoog aantal manuele updates wijst erop dat een manager vaak prikkingen corrigeert (vergetelheid, scanfout, enz.).

Veelgestelde vragen

Wat is een vrije prikking? Een prikking zonder gekoppelde shift. Ofwel prikt de werknemer terwijl hij of zij die dag geen geplande shift had, ofwel maakt de manager een prikking aan zonder die aan een shift te koppelen.

Wat is een manuele update? Een prikking die werd aangemaakt of gewijzigd vanuit de manager-interface en niet vanaf de tablet of de mobiele app door de werknemer.

Prikstatistieken

Dit tabblad zoomt in op de kwaliteit van de individuele prikkingen: gemiddelde duur, verschil met de theoretische shift, gebruikt prikmiddel.

De widgets tonen het aantal prikkingen, de gemiddelde duur, het gemiddelde duurverschil ten opzichte van de geplande shift en de verdeling tussen prikkingen op tablet en via de app.

Hoe deze cijfers lezen

Een positief duurverschil betekent dat uw werknemers gemiddeld langer blijven dan voorzien.

Een negatief duurverschil betekent dat ze gemiddeld vroeger vertrekken of later aankomen.

De verdeling tablet / app geeft het dominante prikkanaal in uw organisatie weer.

Veelgestelde vraag

Wat zijn tablet en app precies? Tablet verwijst naar Shyfter POS, de terminal in de winkel waarop werknemers prikken. App verwijst naar Shyfter Staff, geïnstalleerd op de persoonlijke smartphone van elke werknemer.

HR

Dit tabblad is het dashboard van de HR-directeur of de site-verantwoordelijke. Het geeft u een helder zicht op uw personeelsbestand en uw verloop.

De widgets tonen het totale personeelsbestand, het actieve personeelsbestand (werknemers met minstens één shift of één prikking in de periode), de nieuwe werknemers en de gedeactiveerde werknemers in de periode.

De tabel voegt de personeelsverloopratio toe (gedeactiveerde werknemers gedeeld door het personeelsbestand, vermenigvuldigd met 100), de gemiddelde tijd in het bedrijf (in dagen), de gemiddelde leeftijd van de werknemers (in jaren), het aantal aangemaakte contracten en de gemiddelde ondertekentijd van een contract.

Hoe deze cijfers lezen

Is uw actieve personeelsbestand beduidend lager dan uw totale personeelsbestand, dan is een deel van uw leden inactief en mogelijk te deactiveren.

Een verlooppercentage boven 30% op jaarbasis is een alarmsignaal dat de moeite waard is om te analyseren.

Een lange ondertekentijd van contracten wijst op administratieve wrijving: uw werknemers tekenen hun contract laat.

Veelgestelde vragen

Wat betekent "gedeactiveerd" precies? Een werknemer waarvan de fiche tijdens de periode werd gearchiveerd of verwijderd. Dat komt overeen met een uitstroom: ontslag, einde contract of afdanking.

Waarom is mijn verlooppercentage zo hoog deze maand? Vaak een seizoen waarin tijdelijke contracten aflopen, bijvoorbeeld studenten in september of extra's na de feestdagen. Vergelijk met de vorige maand en met dezelfde periode vorig jaar om de cijfers te kaderen.

Aandachtspunten

Gegevens in quasi real time

Smart Analytics bewaart een kopie van de resultaten in cache om uw dashboards snel te kunnen tonen. Deze cache wordt elke nacht om 2 uur automatisch vernieuwd.

Concreet: een correctie die om 10u 's ochtends wordt gedaan, verschijnt niet onmiddellijk in Smart Analytics. Om de update te forceren, klikt u op de knop Refresh rechtsboven. De berekening neemt enkele seconden tot enkele tientallen seconden in beslag, afhankelijk van de grootte van uw account en de gevraagde periode.

Kleine afwijkingen versus de pagina Uren

U kunt kleine afwijkingen vaststellen (doorgaans minder dan 1%) tussen Smart Analytics en de pagina Uren of de andere Shyfter-tellers. Deze verschillen komen voort uit licht andere afrondingsmethodes en uit de berekening in quasi real time.

Onthoud: de pagina Uren blijft de bron van waarheid voor juridische zaken en payroll. Smart Analytics is een operationeel stuurinstrument, geen juridische tool.

Volledige historiek vanaf activering

Smart Analytics toont de volledige historiek van uw account zodra het geactiveerd is. Geen beperking tot "sinds de activering". Op zeer grote accounts (meerdere jaren, duizenden werknemers) kan het eerste laden van een ruime periode 30 seconden tot 2 minuten duren.

Veelgestelde vragen

Het menu Smart Analytics verschijnt niet bij mij. Drie mogelijke redenen: uw account zit niet op het Pro-pack, de functionaliteit is technisch nog niet geactiveerd, of u hebt geen beheerdersrol. Neem contact op met de support via de chat om uw situatie te laten controleren, of bekijk uw rechten in Instellingen, Team, Rollen.

Ik zie overal nul, wat is er aan de hand? Verschillende mogelijke oorzaken: uw periodefilters zijn te beperkend, uw account- of departementsfilters zijn leeg, de functie werd net geactiveerd en de berekeningsbatch heeft nog niet gedraaid (druk op Refresh of wacht tot 2u 's nachts), of er is gewoonweg geen shift of prikking in de geselecteerde periode.

Hoe exporteer ik mijn gegevens naar Excel? Schakel over naar de tabelweergave en klik op de knop Downloaden rechtsboven. De export bevat de getoonde kolommen en het geselecteerde groeperingsniveau.

Kan ik twee periodes vrij vergelijken? Niet rechtstreeks in Smart Analytics, maar elke widget toont al de evolutie ten opzichte van de vorige periode van dezelfde lengte (pijl en percentage onder de hoofdwaarde). Om twee specifieke periodes te vergelijken, exporteert u de gegevens naar Excel.

Hoe identificeer ik de manager die veel manuele correcties uitvoert? Het tabblad Prikverrichtingen geeft u het volume manuele updates, met drill-down per departement en sectie. Smart Analytics toont geen naam: voor het nominatieve detail gebruikt u het tabblad Planningsverrichtingen op de pagina Uren.

Ik wil dat mijn team deze statistieken kan zien. Smart Analytics is voorbehouden aan beheerders. Om een lid toegang te geven, maakt u hem of haar beheerder van het betreffende departement (Instellingen, Team, Rollen).

Hoe stap ik over naar het Pro-pack om van Smart Analytics te kunnen genieten? Neem contact op met ons team via de chat, we begeleiden u rond de voorwaarden en de evolutie van uw abonnement.

Woordenlijst

Om snel het vocabulaire van Smart Analytics te begrijpen:

Vraag over Smart Analytics? Schrijf ons via de chat rechtsonder op uw scherm, ons supportteam antwoordt u snel.

Bijgewerkt op: 12/05/2026