Conformiteitscontrole: uw nieuwe HR copiloot

Stel u even voor: uw weekplanning is klaar, uw teams staan ingepland, alles lijkt in orde. Maar tussen twee shifts werd een Dimona vergeten. Op een andere shift werd de wettelijke pauze niet toegevoegd. En verderop werkt een medewerker zonder actief contract op die welbepaalde datum. Drie kleine fouten, drie grote risico's bij een sociale controle.

Bij Shyfter weten we hoezeer deze mentale last weegt op managers, HR verantwoordelijken en loonbeheerders. Net daarom hebben we de Conformiteitscontrole gebouwd, een functie die uw planning automatisch scant en u in één oogopslag toont waar de anomalieën zitten en hoe u ze met één klik corrigeert.

We zijn er trots op u een functie aan te bieden die niemand anders op de Belgische markt met deze nauwkeurigheid voorstelt. Het is onze manier om u te zeggen: u staat niet langer alleen tegenover de reglementaire complexiteit.

Voor wie is deze functie bedoeld?

Deze nieuwigheid is voor u gemaakt als u manager, HR verantwoordelijke of loonbeheerder bent en zekerheid wil dat uw planningen de wettelijke verplichtingen respecteren (Dimona, contracten, rust, pauzes, tijdregistraties) voordat een anomalie een probleem wordt.

Goed nieuws: de Conformiteitscontrole is inbegrepen in het Pro Pack. En als uw account nog op de oude tarifering staat (vóór de invoering van de packs), heeft u er kosteloos toegang toe.

Hoe werkt het concreet?

Het idee is eenvoudig: Shyfter analyseert uw weekplanning continu en geeft u twee essentiële zaken.

Eerst een score op 100. Groen boven 85, oranje tussen 60 en 84, rood eronder. Eén blik op de planning volstaat om te weten of de week sereen verloopt of dat u moet ingrijpen.

Daarnaast een nauwkeurige lijst van gedetecteerde anomalieën, gerangschikt op belangrijkheid. Voor elke anomalie wordt een actieknop voorgesteld: de ontbrekende Dimona versturen, de vergeten pauze toevoegen, de betrokken shift openen, een tijdregistratie aanpassen. Alles is bedacht zodat u in enkele seconden corrigeert wat anders uren manuele controle zou kosten.

De controle activeren in enkele klikken

Alles gebeurt in Instellingen → HR → Conformiteitsregels. U vindt er een grote hoofdschakelaar. Zolang die uitgeschakeld is, wordt er geen score berekend en blijft de Conformiteitsknop in uw planning neutraal. Eens geactiveerd, openen zich twee werelden: de keuze van de toe te passen regels, en de programmatie van automatische e mails.

Kiezen welke controles u betreffen

Nog steeds in Instellingen → HR → Conformiteitsregels, net onder de hoofdschakelaar, vindt u de lijst van te controleren regels. Alle zijn standaard geactiveerd, want conformiteit laat zich niet in stukjes opdelen. Maar u behoudt de controle over wat er gecontroleerd moet worden volgens uw realiteit.

Goed om weten: de getoonde regels hangen af van de opties die op uw account geactiveerd zijn. Als u geen Dimona module heeft, verschijnt de Dimona optie niet. Als u de Contractmodule niet gebruikt, ziet u de bijbehorende regel niet. Hetzelfde voor de tijdregistratie. U bestuurt enkel wat u betreft, zonder onnodige ruis.

Controle van de Dimona aangiften

Beschikbaar op Belgische accounts met de Dimona module geactiveerd. Shyfter overloopt al uw Dimona's en signaleert de twee situaties die een probleem vormen:

• Ontbrekende Dimona: een shift is gepland, maar er werd nog geen geldige Dimona verstuurd om hem te dekken. U vermijdt vergetelheden die duur uitvallen bij een sociale controle.
• Dimona zonder shift: een Dimona werd wel verstuurd, maar de overeenkomstige shift bestaat niet meer (geannuleerd, verwijderd, verplaatst). U detecteert de wezenloze Dimona's die geannuleerd moeten worden voordat ze een inconsistentie in uw aangiften creëren.

Controle van de contracten

Beschikbaar als de Contractmodule op uw account geactiveerd is. Shyfter verifieert dat elke geplande shift gedekt is door een actief contract.

• Ontbrekend contract: als een medewerker al minstens één contract heeft gehad in Shyfter, zorgt het systeem ervoor dat hij er nog steeds een geldig contract heeft voor de toekomstige shifts. U merkt onmiddellijk de afgelopen contracten op voordat een medewerker zonder contractuele dekking aan de slag gaat.

Controle van de tijdregistraties

Beschikbaar als de module Tijdregistratie op uw account geactiveerd is. Deze familie van controles is wellicht de meest waardevolle in het dagelijks gebruik omdat ze het werkelijke vergelijkt met het geplande.

• Late tijdregistratie: een shift is begonnen, maar er werd geen tijdregistratie geregistreerd op het voorziene uur. U wordt onmiddellijk gewaarschuwd, zonder te wachten tot het einde van de dag.
• Ontbrekende tijdregistratie: een shift is afgelopen, maar de medewerker heeft nooit geklokt. Onmisbaar om de loonadministratie betrouwbaar te maken.
• Tijdregistratie die het geplande uur duidelijk overschrijdt: de tijdregistratie gaat aanzienlijk verder dan het voorziene einduur. Ideaal om overuren te valideren (of te betwisten) vóór de loonverwerking.
• Tijdregistratie zonder pauze: een lange tijdregistratie bevat geen enkele geregistreerde pauze. U identificeert situaties die de verplichte rusttijd niet respecteren.
• Manuele tijdregistratie: de tijdregistratie werd manueel ingevoerd door een manager in plaats van via de badgelezer of de app. Nuttig om de traceerbaarheid te behouden en te weten wanneer een menselijke interventie plaatsvond.
• Verschil gepland / geregistreerd: Shyfter signaleert belangrijke verschillen tussen de voorziene uren en de werkelijk gepresteerde uren, met een onderscheid tussen kritieke overschrijdingen en gematigde afwijkingen.

Wettelijke regels volgens het paritair comité

Beschikbaar op Belgische accounts. Shyfter past automatisch de regels van uw paritair comité toe, zonder dat u ze uit het hoofd moet kennen.

• Arbeidstijd: Shyfter verifieert dat de totale gewerkte duur de wettelijke drempels van uw sector respecteert.
• Naleving van de wettelijke pauzes per dag: voor elke shift controleert het systeem dat de verplichte pauzes goed gepland zijn in functie van de voorziene duur (de regel van 6 uren, van 9 uren, en alle varianten eigen aan uw PC).
• Rust tussen de werkdagen: Shyfter controleert de verplichte minimumrust tussen het einde van een shift en het begin van de volgende. U vermijdt problematische opeenvolgingen die in een drukke planning onopgemerkt kunnen blijven.
• En veel meer: Shyfter integreert de specifieke regels van uw paritair comité geleidelijk aan. U geniet automatisch van de evoluties zonder iets te moeten herconfigureren.

De score aflezen vanuit uw planning

In de actiebalk van uw weekplanning vergezelt een Conformiteitsknop u permanent met de score van de getoonde week. U wisselt van week, de score past zich aan. U wisselt van afdeling, hetzelfde. De score is er altijd, op de achtergrond, als een stille copiloot die over u waakt.

Klik op deze knop en u opent het volledige detail van de controle. U vindt er uw score onder de vorm van een gekleurde cirkel, drie tellers (kritieke anomalieën, waarschuwingen, totaal van gecontroleerde shifts) en de lijst van anomalieën georganiseerd in drie duidelijke secties.

De sectie Blokkerend te corrigeren vermeldt de kritieke anomalieën. Dit zijn uw absolute prioriteiten.

De sectie Op te volgen verzamelt de waarschuwingen: minder dringend, maar in tweede instantie te behandelen.

De sectie Nageleefde regels toont u alles wat in orde is. En ja, dit wordt bewust in de kijker gezet. Zwart op wit zien wat goed functioneert is geruststellend en verdiend.

Een anomalie corrigeren met één klik

Hier ligt volgens ons de echte kracht van deze functie. Elke anomalie is niet zomaar een foutmelding, het is een voorgestelde actie.

Een Dimona ontbreekt? Een Dimona versturen knop brengt u er rechtstreeks naartoe.

Een Dimona moet geannuleerd worden? Een Dimona annuleren knop regelt alles, en waarschuwt u als de annulatie laattijdig is en u de verantwoordelijkheid draagt.

Een wettelijke pauze ontbreekt? Een knop Wettelijke pauze toevoegen voegt automatisch het nodige aantal minuten toe, na uw bevestiging.

Een tijdregistratie moet herzien worden? Een knop opent rechtstreeks het bewerkingsvenster van de tijdregistratie, waar u begin, einde en pauzes kan aanpassen.

Een contract ontbreekt? Een knop brengt u naar de Contractenpagina om het betrokken contract aan te maken of te openen.

En een klein detail dat in het dagelijks gebruik alles verandert: al deze acties hergebruiken hetzelfde tabblad van de ene correctie naar de andere. U zal nooit met vijftien geopende tabbladen eindigen tijdens het corrigeren van uw week.

Een anomalie verbergen wanneer het bewust is

Het gebeurt dat een anomalie overeenkomt met een uitzonderlijk geval dat perfect onder controle is. Geen probleem: vink de lijn aan (of meerdere tegelijk) en klik op Niet meer waarschuwen. De anomalie verdwijnt. Maar Shyfter waakt nog steeds: als de betrokken shift, tijdregistratie of Dimona later wordt gewijzigd, verschijnt de anomalie automatisch opnieuw. U loopt dus nooit het risico om per ongeluk een echt probleem te verbergen.

Uw score begrijpen

De score weerspiegelt de verhouding van shifts die getroffen worden door anomalieën, niet het absolute aantal. Dat is eerlijk: een account dat 500 shifts per week beheert met 30 kritieke anomalieën zit niet in dezelfde situatie als een account met 30 shifts waarvan 30 kritiek.

De score start op 100, kritieke anomalieën kunnen tot 70 punten aftrekken, waarschuwingen tot 25, en de score zakt nooit onder 0. Concreet: zodra u de kritieke anomalieën behandelt, stijgt uw score aanzienlijk. De vooruitgang is zichtbaar, motiverend en eerlijk.

Automatische e mails programmeren

U wil Shyfter niet elke ochtend openen om te controleren? Programmeer een automatische verzending van het conformiteitsrapport per e mail. Dit is waar de functie echt krachtig wordt: Shyfter werkt voor u op de achtergrond en u wordt enkel verwittigd wanneer nodig.

Alles wordt op dezelfde plaats geregeld, in Instellingen → HR → Conformiteitsregels, in de sectie gewijd aan het e mailrapport. U kiest de frequentie (dagelijks of wekelijks), de dag, het uur, de ontvangers (loonbeheerder, HR verantwoordelijke, sociaal secretariaat, zoveel als nodig) en vooral de te hanteren kijk: verleden of toekomst.

In Verleden modus ontvangt u een samenvatting van wat zich heeft afgespeeld: de dag voordien voor een dagelijks rapport, de 7 voorgaande dagen voor een wekelijks rapport. Perfect voor de balans op maandagochtend.

In Toekomst modus kijkt het rapport vooruit en stelt u in staat te anticiperen. Ideaal op vrijdagavond om de volgende week te valideren voordat ze begint. Geen verrassingen, geen vergeten Dimona voor een medewerker die maandag om 6u start.

Vóór u een terugkerende verzending activeert, kan u het resultaat testen door te klikken op Een test e mail versturen. U ontvangt onmiddellijk een voorbeeld van wat uw ontvangers zullen zien, geïdentificeerd als test om geen verwarring te creëren. Dit werkt zelfs als de controle nog niet geactiveerd is op uw account, wat u toelaat alles op uw tempo op voorhand voor te bereiden.

En ja, het rapport wordt verzonden, zelfs als uw planning perfect in orde is. Dat is bewust: een volledig groen rapport ontvangen is de geruststellende bevestiging dat de controles draaien en dat geen enkele verrassing u opwacht.

Onze aanbevelingen volgens uw rol

Voor een planningmanager: gebruik de Conformiteitsknop rechtstreeks in de planning. Corrigeer continu, terwijl u de week opbouwt. Dat is het moment waarop correcties het snelst gaan.

Voor een HR verantwoordelijke of een loonbeheerder: activeer de wekelijkse e mail in Verleden modus. Elke maandagochtend ontvangt u de samenvatting van de afgelopen week. Ideaal vóór de loonverwerking.

Voor de directie: activeer de wekelijkse e mail in Toekomst modus, geprogrammeerd op vrijdagavond. U valideert de conformiteit van de volgende week voordat ze start.

Voor terugkerende anomalieën: beperk u er niet toe ze te verbergen. Als dezelfde anomalie elke week op dezelfde medewerker terugkomt, is het waarschijnlijk de onderliggende configuratie die aangepast moet worden: de Dimona instellingen van de medewerker, het paritair comité gekoppeld aan de afdeling, of het contract in de werknemersfiche. Shyfter signaleert het symptoom, u gaat terug naar de oorzaak.

Uw vragen, onze antwoorden

Waarom wordt mijn weergegeven score niet bijgewerkt wanneer ik een anomalie corrigeer?

De score op de knop wordt onthouden sinds de laatste controle. Klik op Opnieuw uitvoeren in het detail om onmiddellijk een nieuwe analyse met de meest recente gegevens uit te voeren.

Waarom zie ik de Dimona optie niet in mijn instellingen?

Deze optie verschijnt enkel op Belgische accounts met de Dimona module geactiveerd. Als uw account Belgisch is en de optie niet zichtbaar is, contacteer ons support team, we verifiëren dit met u.

Ik heb een medewerker gedeactiveerd, maar hij verschijnt nog steeds in de anomalieën.

De controles worden toegepast op bestaande shifts. Als de gedeactiveerde medewerker nog gepubliceerde shifts heeft in de periode, blijven ze geanalyseerd worden. Wijs deze shifts toe aan iemand anders of verwijder ze en de anomalie zal verdwijnen.

Hoeveel e mailadressen kan ik toevoegen om het rapport te ontvangen?

Zoveel als nodig. Geen strikte limiet. Voeg loonbeheerder, HR verantwoordelijke, sociaal secretariaat, directie toe, allen die geïnformeerd moeten worden.

Als ik een anomalie verberg, moet ik ze volgende week opnieuw verbergen?

Neen. Uw keuze wordt onthouden zolang de betrokken shift, tijdregistratie of Dimona niet wordt gewijzigd. Als het element daarna wordt gewijzigd, kan de anomalie opnieuw verschijnen zodat u uw beslissing herbevestigt.

Mijn score is laag en ik weet niet waar te beginnen.

Focus eerst op de sectie Blokkerend te corrigeren. Dit zijn de kritieke anomalieën. Zodra u ze behandelt, stijgt uw score sterk. De waarschuwingen kunnen in tweede instantie met een rustig hoofd behandeld worden.

Kan ik de geschiedenis van scores van voorbije weken raadplegen?

De score wordt voor elke week onthouden. Door van week naar week in uw planning te navigeren, vindt u telkens de overeenstemmende score terug.

Waarom deze functie alles verandert

Vóór de Conformiteitscontrole moest u meerdere schermen kruisen, meerdere tabbladen openen, de regels van het paritair comité mentaal verifiëren, de pauzedrempels onthouden, vergeten Dimona's opsporen. Een onzichtbare maar bijzonder reële last.

Vandaag doet Shyfter dit werk voor u, continu, op de achtergrond. U behoudt de volledige controle, maar krijgt er een copiloot bij die nooit slaapt en die conformiteit omtovert in een eenvoudige lijst van concrete acties.

Dat is de Shyfter ervaring: technologie ten dienste van uw gemoedsrust.

Bijgewerkt op: 12/05/2026