Vérification de conformité : votre nouveau copilote RH

Imaginez un instant : votre planning de la semaine est prêt, vos équipes sont positionnées, tout semble en ordre. Mais entre deux shifts, une Dimona a été oubliée. Sur un autre, la pause légale n'a pas été ajoutée. Et là-bas, un employé travaille sans contrat actif pour cette date précise. Trois petites erreurs, trois gros risques en cas de contrôle social.

Chez Shyfter, nous savons à quel point cette charge mentale pèse sur les managers, les responsables RH et les gestionnaires de paie. C'est exactement pour cette raison que nous avons construit la Vérification de conformité, une fonctionnalité qui scanne automatiquement votre planning et qui vous dit, en un coup d'oeil, où sont les anomalies et comment les corriger en un clic.

Nous sommes fiers de vous offrir une fonctionnalité que personne d'autre ne propose avec ce niveau de finesse sur le marché belge. C'est notre façon de vous dire : vous n'êtes plus seul face à la complexité réglementaire.

À qui s'adresse cette fonctionnalité ?

Cette nouveauté est faite pour vous si vous êtes manager, responsable RH ou gestionnaire de paie, et que vous voulez la certitude que vos plannings respectent les obligations légales (Dimona, contrats, repos, pauses, pointages) avant qu'une anomalie ne devienne un problème.

Bonne nouvelle : la Vérification de conformité est incluse dans le Pack Pro. Et si votre compte est encore sur l'ancienne tarification (avant la mise en place des packs), vous y avez accès sans aucun supplément.

Comment ça marche, concrètement ?

L'idée est simple : Shyfter analyse votre planning de la semaine en continu et vous donne deux choses essentielles.

D'abord, un score sur 100. Vert au-dessus de 85, orange entre 60 et 84, rouge en dessous. Un seul regard sur le planning suffit pour savoir si la semaine est sereine ou s'il faut intervenir.

Ensuite, une liste précise des anomalies détectées, classées par ordre d'importance. Pour chaque anomalie, un bouton d'action est proposé : envoyer la Dimona manquante, ajouter la pause oubliée, ouvrir le shift concerné, ajuster un pointage. Tout est pensé pour que vous corrigiez en quelques secondes ce qui aurait pris des heures de vérification manuelle.

Activer la vérification en quelques clics

Tout se passe dans Paramètres → RH → Règles de conformité. Vous y trouvez un grand interrupteur principal. Tant qu'il est désactivé, aucun score n'est calculé et le bouton Conformité reste neutre dans votre planning. Une fois activé, deux univers s'ouvrent à vous : le choix des règles à appliquer, et la programmation des emails automatiques.

Choisir les contrôles qui vous concernent

Toujours dans Paramètres → RH → Règles de conformité, juste sous l'interrupteur principal, vous accédez à la liste des règles à vérifier. Toutes sont activées par défaut, parce que la conformité ne se découpe pas en tranches. Mais vous gardez la main sur ce qui doit être contrôlé selon votre réalité.

Bon à savoir : les règles affichées dépendent des options activées sur votre compte. Si vous n'avez pas le module Dimona, l'option Dimona n'apparaît pas. Si vous n'utilisez pas le module Contrats, vous ne verrez pas la règle correspondante. Idem pour le pointage. Vous ne pilotez que ce qui vous concerne, sans bruit inutile.

Vérification des déclarations Dimona

Disponible sur les comptes belges avec le module Dimona activé. Shyfter passe en revue toutes vos Dimonas et vous signale les deux situations qui posent problème :

• Dimona manquante : un shift est planifié, mais aucune Dimona valide n'a encore été envoyée pour le couvrir. Vous évitez les oublis qui coûtent cher en cas de contrôle social.
• Dimona sans shift : une Dimona a bien été envoyée, mais le shift correspondant n'existe plus (annulé, supprimé, déplacé). Vous repérez les Dimonas orphelines à annuler avant qu'elles ne créent une incohérence dans vos déclarations.

Vérification des contrats

Disponible si le module Contrats est activé sur votre compte. Shyfter vérifie que chaque shift planifié est bien couvert par un contrat actif.

• Contrat manquant : si un employé a déjà eu au moins un contrat dans Shyfter, le système s'assure qu'il en a toujours un valide pour les shifts à venir. Vous repérez immédiatement les contrats arrivés à échéance avant qu'un employé ne se retrouve à travailler sans couverture contractuelle.

Vérification des pointages

Disponible si le module Pointage est activé sur votre compte. Cette famille de contrôles est sans doute la plus précieuse au quotidien parce qu'elle compare le réel au planifié.

• Pointage en retard : un shift a commencé, mais aucun pointage n'a été enregistré à l'heure prévue. Vous êtes alerté immédiatement, sans attendre la fin de journée.
• Pointage manquant : un shift est terminé, mais l'employé n'a jamais pointé. Indispensable pour fiabiliser la paie.
• Pointage qui dépasse vraiment l'heure planifiée : le pointage va sensiblement au delà de l'heure de fin prévue. Idéal pour valider (ou contester) des heures supplémentaires avant le traitement de la paie.
• Pointage sans pause : un pointage long ne contient aucune pause enregistrée. Vous repérez les situations qui ne respectent pas le temps de repos obligatoire.
• Pointage manuel : le pointage a été saisi à la main par un manager plutôt que via la badgeuse ou l'application. Utile pour garder la traçabilité et savoir quand un contrôle humain est intervenu.
• Écart planifié / pointé : Shyfter signale les écarts importants entre les heures prévues et les heures réellement effectuées, en distinguant les dépassements critiques des déviations modérées.

Règles légales selon la commission paritaire

Disponible sur les comptes belges. Shyfter applique automatiquement les règles de votre commission paritaire, sans que vous ayez à les connaître par coeur.

• Temps de travail : Shyfter vérifie que la durée totale travaillée respecte les seuils légaux applicables à votre secteur.
• Respect des pauses légales selon le jour : pour chaque shift, le système contrôle que les pauses obligatoires sont bien planifiées en fonction de la durée prévue (la règle des 6 heures, des 9 heures, et toutes les variantes propres à votre CP).
• Repos entre les journées de travail : Shyfter contrôle le repos minimum obligatoire entre la fin d'un shift et le début du suivant. Vous évitez les enchaînements problématiques qui peuvent passer inaperçus dans un planning chargé.
• Et bien plus : Shyfter intègre les règles spécifiques de votre commission paritaire au fur et à mesure. Vous bénéficiez automatiquement des évolutions sans avoir à reconfigurer quoi que ce soit.

Lire le score depuis votre planning

Dans la barre d'actions de votre planning hebdomadaire, un bouton Conformité vous accompagne en permanence avec le score de la semaine affichée. Vous changez de semaine, le score s'adapte. Vous changez de département, idem. Le score est toujours là, en arrière-plan, comme un copilote silencieux qui veille pour vous.

Cliquez sur ce bouton et vous ouvrez le détail complet de la vérification. Vous y trouvez votre score sous forme de cercle coloré, trois compteurs (anomalies critiques, avertissements, total de shifts vérifiés) et la liste des anomalies organisée en trois sections claires.

La section Bloquant à corriger liste les anomalies critiques. Ce sont vos priorités absolues.

La section À surveiller rassemble les avertissements : moins urgents, mais à traiter dans un deuxième temps.

La section Règles respectées vous montre tout ce qui est conforme. Et oui, c'est volontairement mis en avant. Voir noir sur blanc tout ce qui fonctionne, c'est rassurant et c'est mérité.

Corriger une anomalie en un clic

Voici, selon nous, la vraie force de cette fonctionnalité. Chaque anomalie n'est pas un simple message d'erreur, c'est une action proposée.

Une Dimona manque ? Un bouton Envoyer la Dimona vous y emmène directement.

Une Dimona doit être annulée ? Un bouton Annuler la Dimona s'occupe de tout, en vous avertissant si l'annulation est tardive et que vous en prenez la responsabilité.

Une pause légale est manquante ? Un bouton Fixer la pause légale ajoute automatiquement le nombre de minutes nécessaires, après votre confirmation.

Un pointage doit être revu ? Un bouton ouvre directement la fenêtre d'édition du pointage, où vous ajustez début, fin et pauses.

Un contrat manque ? Un bouton vous emmène à la page Contrats pour créer ou ouvrir le contrat concerné.

Et petit détail qui change tout au quotidien : toutes ces actions réutilisent le même onglet d'une correction à l'autre. Vous ne vous retrouverez jamais avec quinze onglets ouverts en corrigeant votre semaine.

Masquer une anomalie quand c'est volontaire

Il arrive qu'une anomalie corresponde à un cas exceptionnel parfaitement sous contrôle. Pas de souci : cochez la ligne (ou plusieurs en une fois) et cliquez sur Ne plus m'avertir. L'anomalie disparaît. Mais Shyfter veille toujours : si le shift, le pointage ou la Dimona concerné est modifié plus tard, l'anomalie réapparaît automatiquement. Vous ne risquez donc jamais de masquer un vrai problème par inadvertance.

Comprendre votre score

Le score reflète la proportion de shifts impactés par des anomalies, pas le nombre absolu. C'est juste : un compte qui gère 500 shifts par semaine avec 30 anomalies critiques n'est pas dans la même situation qu'un compte de 30 shifts dont 30 critiques.

Le score part de 100, les anomalies critiques peuvent retirer jusqu'à 70 points, les avertissements jusqu'à 25, et le score ne descend jamais en dessous de 0. Concrètement, dès que vous traitez les anomalies critiques, votre score remonte de façon significative. La progression est visible, motivante et juste.

Programmer des emails automatiques

Vous ne voulez pas avoir à ouvrir Shyfter chaque matin pour vérifier ? Programmez un envoi automatique du rapport de conformité par email. C'est là que la fonctionnalité devient vraiment puissante : Shyfter travaille pour vous en arrière plan et vous n'êtes alerté que si nécessaire.

Tout se règle au même endroit, dans Paramètres → RH → Règles de conformité, dans la section dédiée au rapport par email. Vous choisissez la fréquence (quotidienne ou hebdomadaire), le jour, l'heure, les destinataires (gestionnaire paie, responsable RH, secrétariat social, autant que nécessaire) et surtout le regard à porter : passé ou à venir.

En mode Passé, vous recevez un récapitulatif de ce qui s'est déroulé : la veille pour un rapport quotidien, les 7 jours précédents pour un rapport hebdomadaire. Parfait pour le bilan du lundi matin.

En mode À venir, le rapport regarde dans le futur et vous permet d'anticiper. Idéal le vendredi soir pour valider la semaine suivante avant qu'elle ne commence. Aucune surprise, aucune Dimona oubliée pour un employé qui démarre lundi à 6h.

Avant d'activer un envoi récurrent, vous pouvez tester le rendu en cliquant sur Envoyer un email de test. Vous recevez immédiatement un aperçu de ce que vos destinataires verront, identifié comme test pour ne créer aucune confusion. Cela fonctionne même si la vérification n'est pas encore activée sur votre compte, ce qui vous permet de tout préparer en amont, à votre rythme.

Et oui, le rapport est envoyé même si votre planning est parfaitement en règle. C'est volontaire : recevoir un rapport tout vert est la confirmation rassurante que les contrôles tournent et qu'aucune surprise ne vous guette.

Nos recommandations selon votre rôle

Pour un manager de planning, utilisez le bouton Conformité directement dans le planning. Corrigez au fil de l'eau, pendant que vous construisez la semaine. C'est le moment où les corrections sont les plus rapides.

Pour un responsable RH ou un gestionnaire de paie, activez l'email hebdomadaire en mode Passé. Chaque lundi matin, vous recevez le récap de la semaine écoulée. Idéal avant le traitement de la paie.

Pour la direction, activez l'email hebdomadaire en mode À venir, programmé le vendredi soir. Vous validez la conformité de la semaine suivante avant qu'elle ne démarre.

Pour les anomalies récurrentes, ne vous contentez pas de les masquer. Si la même anomalie revient chaque semaine sur le même employé, c'est probablement la configuration de fond qu'il faut ajuster : les paramètres Dimona de l'employé, la convention collective rattachée au département, ou le contrat dans la fiche employé. Shyfter vous signale le symptôme, vous remontez à la cause.

Vos questions, nos réponses

Pourquoi mon score affiché ne se met pas à jour quand je corrige une anomalie ?

Le score sur le bouton est mémorisé depuis le dernier contrôle. Cliquez sur Relancer dans le détail pour refaire une analyse immédiate avec les dernières données.

Pourquoi je ne vois pas l'option Dimona dans mes paramètres ?

Cette option n'apparaît que sur les comptes belges avec le module Dimona activé. Si votre compte est belge et que l'option n'est pas visible, contactez notre équipe support, nous vérifions cela avec vous.

J'ai désactivé un employé, mais il apparaît toujours dans les anomalies.

Les contrôles s'appliquent aux shifts existants. Si l'employé désactivé a encore des shifts publiés sur la période, ils continuent à être analysés. Réassignez ou supprimez ces shifts et l'anomalie disparaîtra.

Combien d'adresses email puis je ajouter pour recevoir le rapport ?

Autant que nécessaire. Aucune limite stricte. Ajoutez gestionnaire paie, responsable RH, secrétariat social, direction, tous ceux qui doivent être informés.

Si je masque une anomalie, devrai je la masquer à nouveau la semaine prochaine ?

Non. Votre choix est mémorisé tant que le shift, le pointage ou la Dimona concerné n'est pas modifié. Si l'élément est ensuite modifié, l'anomalie peut réapparaître pour que vous reconfirmiez votre décision.

Mon score est bas et je ne sais pas par où commencer.

Concentrez vous d'abord sur la section Bloquant à corriger. Ce sont les anomalies critiques. Dès que vous les traitez, votre score remonte fortement. Les avertissements peuvent être traités dans un second temps, à tête reposée.

Puis je consulter l'historique des scores des semaines passées ?

Le score est mémorisé pour chaque semaine. En naviguant d'une semaine à l'autre dans votre planning, vous retrouvez le score correspondant à chaque fois.

Pourquoi cette fonctionnalité change tout

Avant la Vérification de conformité, il fallait croiser plusieurs écrans, ouvrir plusieurs onglets, vérifier mentalement les règles de la commission paritaire, se souvenir des seuils de pause, traquer les Dimonas oubliées. Une charge invisible mais bien réelle.

Aujourd'hui, Shyfter fait ce travail pour vous, en continu, en arrière plan. Vous gardez le contrôle total, mais vous gagnez un copilote qui ne dort jamais et qui transforme la conformité en une simple liste d'actions concrètes.

C'est cela, l'expérience Shyfter : la technologie au service de votre tranquillité d'esprit.

Mis à jour le : 12/05/2026