Inhoudsopgave

1. Wat is het tellersysteem?
2. De verschillende soorten gegevens
3. Hoe worden overuren berekend?
4. Verlof en afwezigheden
5. Wanneer worden de gegevens bijgewerkt?
6. In te stellen parameters
7. Veelgestelde vragen

Wat is het tellersysteem?

Het tellersysteem van Shyfter volgt automatisch de werktijd van je medewerkers. Het berekent:

• Geplande uren: De uren die je voor je medewerkers hebt ingepland
• Werkelijk gewerkte uren: De uren die je medewerkers hebben geklokt
• Contractuele uren: De uren die elke medewerker volgens zijn/haar contract moet werken
• Overuren: Het verschil tussen gewerkte uren en contractuele uren
• Verlof en afwezigheden: De verlofdagen die je medewerkers hebben opgenomen

Al deze gegevens worden automatisch berekend en in realtime bijgewerkt.

De verschillende soorten gegevens

Geplande uren

Geplande uren komen overeen met de shifts die je in de planning hebt aangemaakt en goedgekeurd. Ze omvatten:

• Toekomstige shifts (tot het einde van het volgende jaar)
• Onbetaalde pauzes worden automatisch afgetrokken

Werkelijk gewerkte uren (geklokt)

Geklokte uren komen overeen met de clockings die je medewerkers hebben uitgevoerd. Ze omvatten:

• Afgeronde clockings (met aankomst- en vertrekuur)
• Onbetaalde pauzes worden automatisch afgetrokken
• Gegevens zijn beschikbaar tot en met gisteren (niet vandaag, omdat de dag nog niet voorbij is)

Contractuele uren

Contractuele uren vertegenwoordigen het aantal uren dat een medewerker volgens zijn/haar contract moet werken. Het systeem kan meerdere bronnen gebruiken om deze uren te bepalen:

1. Planningssjablonen: Als je terugkerende planningssjablonen gebruikt, krijgen deze uren prioriteit
2. Contracten: De contracten die in het systeem zijn ingesteld
3. HR-instellingen: De instellingen in het HR-profiel van de medewerker (uren per week, werkdagen)

Belangrijk: Elke medewerker kan een voorkeursbron ingesteld hebben in zijn/haar profiel. Als er geen bron is gespecificeerd, kiest het systeem automatisch de beste beschikbare bron.

Overuren (Overuren)

Overuren worden automatisch berekend als het verschil tussen gewerkte uren en contractuele uren. De berekening hangt af van verschillende parameters (zie de volgende sectie).

Hoe worden overuren berekend?

Het systeem gebruikt drie hoofdregels om overuren te berekenen:

Regel 1: Medewerker met een gedefinieerd contract

Als een medewerker contractuele uren heeft (bijvoorbeeld 38u/week):

Berekening: Gewerkte uren - Contractuele uren

Voorbeeld:

• Contractuele uren: 38u
• Gewerkte uren: 40u
• Overuren: 40u - 38u = +2u

Opmerking: In modus “Planning” vergelijken we de geplande uren. In modus “Clocking” vergelijken we de daadwerkelijk geklokte uren.

Regel 2: Medewerker zonder contract, met vergelijking planning/clocking

Als een medewerker geen contractuele uren heeft, maar je de optie “Planning en clocking vergelijken” hebt geactiveerd in de afdelingsinstellingen:

Berekening: Geklokte uren - Geplande uren

Voorbeeld:

• Geplande shift: 8u
• Werkelijke clocking: 9u
• Overuren: 9u - 8u = +1u

Belangrijk: Deze regel werkt alleen als er zowel een geplande shift én een clocking voor dezelfde dag is. Als alleen de clocking bestaat, blijven de overuren 0.

Regel 3: Medewerker zonder contract, zonder vergelijking

Als een medewerker geen contractuele uren heeft en de optie “Planning en clocking vergelijken” niet geactiveerd is:

Resultaat:

• Als de dag een afwezigheid is: de balans volgt altijd het geplande (zelfs in modus “Clocking”)
• Anders (WORK-dag): als er uren bestaan, worden ze toegevoegd aan de balans (gepland in modus “Planning”, geklokt in modus “Clocking”)

Speciaal geval: Afwezigheden met recuperatie

Sommige afwezigheidstypes (zoals recuperatiedagen) trekken automatisch de volledige geplande uren af van de overuren, zelfs als de medewerker die dag niet gewerkt heeft.

Voorbeeld:

• Medewerker met 8u overuren
• Opname van een recuperatiedag (8u gepland)
• Nieuwe overuren: 8u - 8u = 0u

Cumulatieve berekening (Totaal overuren)

Het totaal aantal overuren wordt cumulatief berekend, week na week. Als je een manuele “reset” doet (aanpassing naar 0u), wordt die reset de nieuwe basis voor de volgende weken.

Voorbeeld:

• Week 1: +5u → Totaal = 5u
• Week 2: +3u → Totaal = 8u
• Week 3: Manuele reset naar 0u → Totaal = 0u
• Week 4: +2u → Totaal = 2u (en niet 10u)

Verlof en afwezigheden

Types afwezigheden

Het systeem onderscheidt twee categorieën afwezigheden:

1. Verlof: Afwezigheden die in een “verlofteller” zitten (betaald verlof, RTT, enz.)
2. Afwezigheden: Andere afwezigheden (ziekte, opleiding, enz.)

Deze twee categorieën worden apart berekend en weergegeven in de statistieken.

Berekeningsperiode voor verlof

Standaard wordt verlof berekend over een kalenderjaar (1 januari tot 31 december). Je kan de resetmaand echter aanpassen in de afdelingsinstellingen.

Voorbeeld: Als je de resetmaand instelt op “April”, loopt de jaarlijkse periode van 1 april tot 31 maart van het volgende jaar.

Mapping met het HR-profiel

Het systeem koppelt afwezigheidstypes automatisch aan de tellers die in het HR-profiel van elke medewerker zijn gedefinieerd:

• Wettelijk verlof → Teller “Wettelijk verlof”
• Bovenwettelijke dagen → Teller “Bovenwettelijke dagen”
• RTT → Teller “RTT”
• enz.

Deze koppelingen worden automatisch geconfigureerd op basis van het land van je bedrijf.

Wanneer worden de gegevens bijgewerkt?

Automatische update

De tellers worden automatisch herberekend in de volgende gevallen:

1. Aanmaken of wijzigen van een shift: Geplande uren worden meteen bijgewerkt
2. Aanmaken of wijzigen van een clocking: Geklokte uren worden meteen bijgewerkt
3. Wijzigen van HR-instellingen van een medewerker:

• • Wijziging van het aantal uren per week
  • Wijziging van het aantal werkdagen per week
  • Wijziging van het werkregime (voltijds, deeltijds, flexibel)
  • Wijziging van de voorkeursbron voor contractuele uren

4. Wijzigen van afdelingsinstellingen:

• • Wijziging van de resetmaand voor verlof
  • Activeren/deactiveren van de vergelijking planning/clocking

Nachtelijke herberekening: Elke nacht worden alle tellers automatisch herberekend om 100% actuele gegevens te garanderen. Zo blijft alles gesynchroniseerd en coherent, ook na massawijzigingen of correcties.

Manuele update

Realtime verversen: Op de tellerspagina (Profielen → Teller) kan je een realtime verversing forceren voor een specifieke medewerker. Dit herberekent onmiddellijk alle tellers van de medewerker en werkt de weergave bij.

Als je merkt dat de gegevens na het verversen nog steeds niet up-to-date zijn, kan je aan je systeembeheerder vragen om een volledige herberekening te forceren. Dit kan enkele minuten duren, afhankelijk van het aantal betrokken medewerkers.

In te stellen parameters

Afdelingsinstellingen (Settings)

Deze instellingen gelden voor alle medewerkers van de afdeling.

Resetmaand voor verlof en afwezigheden

Waar te vinden: Settings → HR → Parameters → Resetmaand voor afwezigheidstellers

Waarde: Een getal tussen 1 (januari) en 12 (december)

Standaard: 1 (januari)

Impact: Bepaalt het begin van de jaarlijkse periode voor de verlofberekening. Kies je bijvoorbeeld “4” (april), dan loopt de periode van 1 april tot 31 maart.

Wanneer aanpassen: Als jouw bedrijf een verlofjaar heeft dat niet in januari start.

Planning en clocking vergelijken (voor overuren)

Waar te vinden: Settings → HR → Parameters → Berekening van overuren en recuperatie: Gepland vs Geklokt

Waarde: Ingeschakeld of Uitgeschakeld

Standaard: Uitgeschakeld

Impact: Indien ingeschakeld worden overuren voor medewerkers zonder gedefinieerd contract berekend als het verschil tussen geklokte uren en geplande uren.

Wanneer inschakelen:

• Voor medewerkers zonder gedefinieerd contract
• Om verschillen te volgen tussen wat gepland was en wat effectief gewerkt werd

Weergave-eenheid (Uren of Dagen)

Waar te vinden: Settings → Algemeen → Weergave-eenheid

Waarde: “Uren” of “Dagen”

Standaard: “Uren”

Impact: Wijzigt de weergave van tellers tussen uren (bv. 38.5u) en dagen (bv. 5.07d).

Instellingen in het gebruikersprofiel

Deze instellingen zijn specifiek per medewerker.

Aantal uren per week

Waar te vinden: Gebruikersprofiel → HR → Uren per week

Waarde: Een decimaal getal (bv. 38.0, 20.0)

Impact: Wordt gebruikt om contractuele uren te berekenen als de gekozen bron “HR-instellingen” is.

Voorbeeld: Als je 38u/week instelt, heeft de medewerker 7.6u per dag (38u ÷ 5 dagen).

Aantal werkdagen per week

Waar te vinden: Gebruikersprofiel → HR → Dagen per week

Waarde: Een getal tussen 1 en 7

Impact: Bepaalt welke weekdagen contractuele uren hebben. Alleen de eerste dagen van de week (startend op maandag) krijgen uren.

Voorbeeld:

• Dagen per week: 2
• Uren per week: 20u
• Resultaat: Maandag = 10u, Dinsdag = 10u, Woensdag–Zondag = 0u

Belangrijk: Deze beperking geldt niet als je planningssjablonen gebruikt als bron voor contractuele uren.

Werkregime

Waar te vinden: Gebruikersprofiel → HR → Regime

Mogelijke waarden:

• Voltijds (FULL): Voltijds contract
• Deeltijds (PART): Deeltijds contract
• Flexibel (FLEX): Flexibel regime (geen contractuele uren gedefinieerd)

Impact:

• Voor “Flexibel” worden geen contractuele uren gedefinieerd. Overuren worden anders berekend (zie sectie “Overuren”).

Voorkeursbron voor contractuele uren

Waar te vinden: Gebruikersprofiel → Contractgegevens → Berekeningsbasis van de dagelijkse uren

Mogelijke waarden:

• Planningssjablonen: Gebruikt enkel terugkerende planningssjablonen
• Contracten: Gebruikt enkel de gedefinieerde contracten
• HR-instellingen: Gebruikt enkel de HR-instellingen (uren/dagen per week)
• Automatisch: Het systeem kiest de beste beschikbare bron in cascade: eerst planningssjablonen, daarna contracten, daarna HR-instellingen.

Standaard: Automatisch

Impact: Bepaalt welke bron prioritair wordt gebruikt om de contractuele uren van de medewerker te berekenen.

Wanneer aanpassen: Als je het gebruik van een specifieke bron wil afdwingen in plaats van automatische detectie.

Veelgestelde vragen

Waarom zijn de overuren 0 terwijl mijn medewerker meer heeft gewerkt dan verwacht?

Mogelijke redenen:

1. Geen contractuele uren gedefinieerd: Controleer of de medewerker contractuele uren heeft (via planningssjablonen, contracten of HR-instellingen).
2. Optie “Planning en clocking vergelijken” uitgeschakeld: Als de medewerker geen contract heeft, moet deze optie ingeschakeld zijn in de afdelingsinstellingen.
3. Regime “Flexibel”: Voor medewerkers in een flexibel regime worden overuren anders berekend. Controleer het regime in het HR-profiel.
4. Geen geplande shift EN geen clocking: Als “Planning en clocking vergelijken” actief is, moet er zowel een geplande shift als een clocking zijn voor dezelfde dag.

Waarom zijn de contractuele uren niet elke dag hetzelfde?

Dat hangt af van de gebruikte bron:

• Planningssjablonen: Uren variëren volgens wat in de sjablonen is ingesteld (sommige dagen kunnen meer uren hebben dan andere).
• HR-instellingen met dagbeperking: Als je “2 dagen per week” hebt ingesteld, krijgen alleen maandag en dinsdag uren; de andere dagen staan op 0u.
• Contracten: Uren kunnen variëren volgens de dagen die in het contract zijn vastgelegd.

De gegevens zijn niet up-to-date, wat kan ik doen?

1. Enkele minuten wachten: Automatische updates kunnen enkele minuten duren.
2. Recente wijzigingen controleren: Zorg dat shifts of clockings correct werden opgeslagen.
3. Support contacteren: Als de gegevens na meerdere minuten nog niet up-to-date zijn, contacteer je systeembeheerder die een herberekening kan forceren.

Waarom komt het totaal aantal overuren niet overeen met de som van de weken?

Het totaal wordt cumulatief berekend, niet als een eenvoudige som. Als er op een bepaald moment een manuele reset gebeurde, wordt die reset de nieuwe basis.

Voorbeeld:

• Week 1: +5u
• Week 2: +3u → Totaal = 8u
• Week 3: Reset naar 0u → Totaal = 0u
• Week 4: +2u → Totaal = 2u (en niet 10u)

Hoe interpreteer ik verlof en afwezigheden?

• Verlof: Afwezigheden die in een verlofteller zitten (betaald verlof, RTT, enz.). Dit verlof wordt afgetrokken van de jaarlijkse tellers.
• Afwezigheden: Andere afwezigheden (ziekte, opleiding, enz.). Deze worden niet afgetrokken van verloftellers.

Beide categorieën worden apart weergegeven in de statistieken voor betere zichtbaarheid.

De verlofperiode komt niet overeen met het kalenderjaar, waarom?

De resetmaand voor verlof kan aangepast worden in de afdelingsinstellingen. Als je een maand instelt die niet januari is (bijvoorbeeld april), loopt de jaarlijkse periode van 1 april tot 31 maart.

Voorbeeld: Als de resetmaand “April” is:

• Huidige periode: 1 april 2024 → 31 maart 2025
• Vorige periode: 1 april 2023 → 31 maart 2024

Hoe weet ik welke bron gebruikt wordt voor contractuele uren?

In het HR-profiel van de medewerker kan je de “Bron van contractuele uren” bekijken en wijzigen. Staat deze op “Automatisch”, dan kiest het systeem de beste bron in deze volgorde:

1. Planningssjablonen (prioriteit)
2. Contracten
3. HR-instellingen

Wat gebeurt er als ik een HR- of afdelingsparameter wijzig?

De tellers worden automatisch herberekend voor alle betrokken medewerkers. Dit kan enkele minuten duren, afhankelijk van het aantal medewerkers.

Parameters die een herberekening triggeren:

• Uren per week
• Dagen per week
• Werkregime
• Bron van contractuele uren
• Resetmaand voor verlof
• Vergelijking planning/clocking

Samenvatting van de belangrijkste punten

Contractuele uren

• Bepaald door de gekozen bron (planningssjablonen, contracten of HR-instellingen)
• Kunnen variëren per dag als je planningssjablonen of dagbeperkingen gebruikt
• Altijd 0 voor medewerkers in regime “Flexibel”

Overuren

• Automatisch berekend volgens drie hoofdregels
• Afhankelijk van contractuele uren en afdelingsinstellingen
• Cumulatief per week, met rekening houden met manuele resets

Verlof

• Berekend over een aanpasbare jaarlijkse periode
• Onderscheid tussen “Verlof” (tellers) en “Afwezigheden” (overig)
• Automatische mapping met tellers in het HR-profiel

Update

• Automatisch bij wijzigingen aan shifts, clockings of parameters
• Kan enkele minuten duren afhankelijk van het datavolume
• Manuele herberekening mogelijk door de systeembeheerder indien nodig

Support

Voor elke vraag of probleem rond de tellers:

1. Raadpleeg deze gids: De meeste veelgestelde vragen worden hierboven behandeld.
2. Controleer de instellingen: Zorg dat afdelings- en gebruikersinstellingen correct zijn ingesteld.
3. Contacteer support: Als het probleem blijft, contacteer je systeembeheerder of Shyfter support met:

• • De naam van de betrokken medewerker
  • De afdeling
  • De betrokken datums
  • Een gedetailleerde beschrijving van het probleem

Bijgewerkt op: 11/01/2026