Les Checklists Shyfter - Guide d'utilisation

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Qu'est-ce qu'une Checklist ?

Une Checklist est une liste de tâches à réaliser pendant un shift. Vous créez des modèles de checklist réutilisables (par exemple « Ouverture », « Fermeture », « Nettoyage »), vous les associez aux shifts concernés, et vos employés les complètent depuis l'application mobile pendant leur service.

En un coup d'œil, vous savez ainsi ce qui a été fait, par qui, et quand.

Exemples d'usage :

• Tâches d'ouverture et de fermeture d'un point de vente
• Contrôles d'hygiène et de sécurité (HACCP, températures, etc.)
• Vérifications de matériel ou de stock
• Procédures internes à respecter à chaque service

Vue d'ensemble du parcours

1. Configurer un modèle de checklist (une seule fois)
2. Associer la checklist à un shift
3. L'employé complète la checklist sur l'app mobile
4. Vous suivez la réalisation depuis les rapports

Étape 1 - Configurer un modèle de checklist

Rendez-vous dans Réglages → Horaires → Checklists.

Vous y retrouvez la liste de vos modèles existants. Cliquez sur Nouveau pour en créer un.

Renseigner les informations du modèle

• Nom (obligatoire) : le titre du modèle, visible partout (ex. « Ouverture »).
• Description (optionnel) : une courte explication de l'usage du modèle.

Ajouter des tâches

Cliquez sur Ajouter une tâche pour chaque élément à contrôler. Pour chaque tâche, vous définissez :

• L'intitulé de la tâche (ex. « Sortir les drapeaux »)
• Le type de réponse attendu (voir ci-dessous)
• Obligatoire : si activé, l'employé devra compléter cette tâche (voir l'étape mobile)

Les types de tâches disponibles

💡 Pour les tâches de type Nombre, vous pouvez définir une valeur minimale et maximale acceptée.
Pour le type Texte, vous pouvez limiter la longueur du message.

Réorganiser, modifier ou supprimer

• Réorganiser : glissez-déposez les tâches grâce à la poignée à gauche de chaque tâche pour définir l'ordre d'affichage.
• Supprimer une tâche : cliquez sur l'icône rouge à droite de la tâche (une confirmation vous sera demandée).
• Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer le modèle.

Modifier ou supprimer un modèle existant

Depuis la liste des modèles :

• Éditer : ouvre le modèle pour le modifier.
• Supprimer : supprime le modèle (une confirmation vous sera demandée).

Étape 2 - Associer une checklist à un shift

Lors de la création ou de la modification d'un shift, vous pouvez y attacher une checklist.

1. Ouvrez le shift dans le planning.
2. Dans la section Checklist, sélectionnez le modèle souhaité dans la liste.

Une fois le modèle sélectionné, ses tâches sont automatiquement reprises pour ce shift.

💡 La checklist est une copie du modèle au moment où vous l'associez : modifier le modèle plus tard n'affecte pas les shifts déjà planifiés.

Étape 3 - Personnaliser la checklist d'un shift

Vous pouvez adapter la checklist pour ce shift précis, sans toucher au modèle d'origine.

1. Après avoir sélectionné un modèle, cliquez sur Modifier (ou « Modifier les éléments »).
2. Ajoutez, retirez ou modifiez des tâches comme dans l'étape de configuration.
3. Validez.

Cela permet, par exemple, d'ajouter une tâche exceptionnelle pour une journée particulière.

Étape 4 - Côté employé : l'application mobile

Quand un employé est sur un shift auquel une checklist est associée, celle-ci apparaît dans l'application mobile.

Compléter les tâches

Selon le type de tâche, l'employé :

• Case à cocher : coche la case une fois la tâche réalisée.
• Oui / Non : appuie sur Oui ou Non (il peut désélectionner en appuyant à nouveau).
• Nombre : saisit une valeur (un message s'affiche si elle est hors des limites définies).
• Texte : saisit un commentaire.
• Photo : prend une photo ou en sélectionne une depuis sa galerie.

Tâches obligatoires et pointage

Les tâches marquées comme obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Tant qu'elles ne sont pas complétées, l'employé est invité à les terminer.

La progression est enregistrée automatiquement : l'employé peut compléter la checklist au fur et à mesure de son service.

Étape 5 - Suivre la réalisation (Rapports)

Rendez-vous dans Rapports → Checklists pour suivre l'état des checklists de vos équipes.

Vous y retrouvez un tableau avec, pour chaque checklist :

• Utilisateur : l'employé concerné
• Shift : la date et les horaires
• Section (si applicable) : la section/zone du shift
• Modèle : le modèle de checklist utilisé
• Statut : En attente, En cours ou Terminé
• Progression : le nombre de tâches complétées (ex. 2/2)

Filtrer

Vous pouvez filtrer par période, par statut et par employé pour retrouver rapidement une checklist.

Consulter le détail

Cliquez sur une ligne pour ouvrir le détail : vous voyez chaque tâche, la réponse fournie (valeur, texte, photo…) et ce qui a éventuellement été laissé incomplet.

Questions fréquentes

Puis-je réutiliser un même modèle sur plusieurs shifts ?

Oui. Un modèle est conçu pour être réutilisé autant de fois que nécessaire.

Si je modifie un modèle, les shifts déjà planifiés changent-ils ?

Non. Chaque shift conserve la version de la checklist au moment où elle lui a été associée.

Un employé peut-il modifier ses réponses ?

(Placeholder : préciser le comportement selon votre configuration.)

Qui peut créer et gérer les modèles de checklist ?

La gestion des modèles se fait depuis les Réglages, accessibles aux profils disposant des droits de gestion. (Placeholder : préciser les rôles concernés.)

Besoin d'aide ? Contactez notre équipe support depuis l'application ou via le centre d'aide Shyfter.

Mis à jour le : 02/06/2026