Comment activer et utiliser les contrats automatiques sur Shyfter

Les contrats automatiques sur Shyfter simplifient et accélèrent la création et la gestion des contrats de vos collaborateurs. Suivez ce guide pour les activer et les utiliser efficacement.

1. Accéder aux paramètres de votre compte

Pour commencer, connectez-vous à votre compte Shyfter. Ensuite, cliquez sur l'icône ⚙️ en haut à droite pour accéder aux paramètres de votre compte.

2. Activer les contrats automatiques

Dans les paramètres, sélectionnez l'onglet  Contrats puis Paramètres . Activez l'option Activer la génération de contrats automatiques en cochant la case correspondante. Cette étape est cruciale pour activer la création des contrats automatiques.

3. Configurer les modèles de contrat

Une fois les contrats automatiques activés, allez dans le sous menu Modèles de contrat sous le menu Documents. Créez ou modifiez un modèle de contrat en ajoutant les informations nécessaires et les variables spécifiques (nom, date, poste, etc.). N'oubliez pas d'enregistrer votre modèle.

Voici le lien à l'article en ligne faisiant référence à cette manipulation : Comment enregistrer un modèle de contrat ?

4. Activer les contrats automatiques aux collaborateurs

Pour chaque collaborateur, accédez à sa fiche d’utilisateur en allant dans le menu Equipe. Cliquez sur le collaborateur concerné, puis allez dans l'onglet Profil. En bas de page, sélectionnez le modèle de contrat à utiliser pour ce collaborateur et cliquer sur Automatique. N’oubliez pas d’enregistrer les modifications.

5. Générer et envoyer les contrats automatiques

Les contrats automatiques se génèrent et se remplissent automatiquement avec les informations des collaborateurs lorsque vous publierez de nouveaux shifts dans votre gestion des horaires. Une fois le contrat généré, il va être envoyé directement au collaborateur pour signature via l’application mobile ou tablette Shyfter.

6. Suivre l’état des contrats

Pour suivre l’état des contrats, accédez au menu Document puis Liste des contrats. Vous y trouverez l’état des contrats (en attente, signé, expiré, etc.). Vous pouvez également renvoyer pour signature ou créer de nouveaux contrats si nécessaire.

7. Publication de shifts = Création de contrats

C'est lors de votre prochaine publication de shifts que les contrats seront automatiquement créés pour les shifts de vos utilisateurs pour lesquels vous aurez suivi ces étapes. Shyfter crée les contrats aux heures piles.

Exemple : Si vous publiez vos shifts à 13h42, les contrats pour ces shifts seront générés à 14h. De même, si vous publiez vos shifts à 14h01, les contrats seront générés à 15h.
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⚠️ Lorsque vous activez les contrats automatiques, gardez à l'esprit que Shyfter créera des contrats pour les shifts publiés après cette activation. Pour tous les shifts futurs qui ont déjà été publiés, Shyfter ne créera pas de contrats.

Aide et support

Si vous rencontrez des difficultés ou avez besoin d'aide supplémentaire, consultez notre Centre d'aide ou contactez notre support à support@shyfter.co.

Mis à jour le : 03/07/2024